Hướng dẫn đầy đủ tài liệu cần thiết cho đơn xin vĩnh trú ～Danh sách kiểm tra theo danh mục～

Đơn xin cấp Giấy phép cư trú vĩnh viễn (永住許可) cần chuẩn bị nhiều tài liệu và không được thiếu sót. Thiếu tài liệu có thể dẫn đến chậm trễ trong thẩm tra hoặc bị từ chối. Bài viết này sẽ sắp xếp các tài liệu cần thiết theo danh mục và giới thiệu dưới dạng danh sách kiểm tra.

Trước khi chuẩn bị tài liệu

Tài liệu cần thiết cho đơn xin vĩnh trú khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và quan hệ nhân thân của người nộp đơn. Trang web chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú hướng dẫn tài liệu cần thiết theo các phân loại sau.

Phân loại	Đối tượng
Đơn xin vĩnh trú 1	Vợ/chồng của người Nhật, vợ/chồng của người vĩnh trú, vợ/chồng của người vĩnh trú đặc biệt
Đơn xin vĩnh trú 2	Người có tư cách lưu trú “Định cư” (定住者)
Đơn xin vĩnh trú 3	Người có tư cách lưu trú loại lao động (Gijinkoku, Kỹ năng, Kinh doanh/Quản lý, v.v.)
Đơn xin vĩnh trú 4	Người xin vĩnh trú qua tính điểm Chuyên gia cao cấp

Tham khảo: Đơn xin cấp Giấy phép cư trú vĩnh viễn — Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú

Danh mục 1: Tài liệu nộp đơn

Tên tài liệu	Giải thích	Cách lấy
Đơn xin cấp phép cư trú vĩnh viễn (永住許可申請書)	Điền theo mẫu quy định	Tải từ website Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Ảnh (dọc 4cm x ngang 3cm)	Chụp trong vòng 3 tháng, chính diện, không đội mũ, nền trắng	Máy chụp ảnh chứng minh hoặc studio
Lý do thư (理由書)	Ghi lý do muốn cư trú vĩnh viễn	Tự viết (có thể ủy thác hành chính sĩ)
Giấy bảo lãnh thân nhân (身元保証書)	Người Nhật hoặc người vĩnh trú làm người bảo lãnh	Điền theo mẫu quy định

Điểm cần lưu ý trong lý do thư

Lý do thư không phải tài liệu bắt buộc theo luật, nhưng trong thực tế gần như là bắt buộc. Nên bao gồm các nội dung sau.

Quá trình đến Nhật và lịch sử sinh sống tại Nhật
Công việc hiện tại và triển vọng tương lai
Tình hình gia đình
Lý do cụ thể muốn cư trú vĩnh viễn tại Nhật
Đóng góp cho xã hội Nhật Bản (hoạt động tình nguyện, hoạt động cộng đồng, v.v.)

Danh mục 2: Tài liệu quan hệ nhân thân

Tên tài liệu	Giải thích	Cách lấy
Giấy đăng ký cư trú (住民票) (toàn bộ gia đình)	Không ghi mã số cá nhân, có ghi quốc tịch	Chính quyền thành phố/quận/thị trấn/làng
Sổ hộ tịch (戸籍謄本)	Chỉ cần khi có vợ/chồng người Nhật	Chính quyền nơi đăng ký hộ tịch
Giấy chứng nhận kết hôn	Giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp (người liên quan)	Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán nước mình
Giấy khai sinh	Khi con nộp đơn	Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán nước mình

Danh mục 3: Tài liệu liên quan đến lưu trú

Tên tài liệu	Giải thích	Cách lấy
Hộ chiếu	Xuất trình (thường không cần bản sao)	—
Thẻ cư trú (在留カード)	Xuất trình	—

Lưu ý: Hộ chiếu và thẻ cư trú cần xuất trình bản gốc. Không được dùng bản sao, hãy nhất định mang theo bản gốc.

Danh mục 4: Tài liệu chứng nhận nghề nghiệp

Tên tài liệu	Đối tượng	Cách lấy
Giấy chứng nhận tại chức (在職証明書)	Nhân viên công ty	Công ty nơi làm việc
Hợp đồng lao động (bản sao)	Nhân viên công ty	Công ty nơi làm việc
Bản sao tờ khai thuế (確定申告書)	Cá nhân kinh doanh	Bản sao tự lưu giữ
Giấy phép kinh doanh (bản sao)	Chủ kinh doanh	Bản sao tự lưu giữ
Sổ đăng ký pháp nhân (法人登記簿謄本)	Đại diện hoặc giám đốc pháp nhân	Cục Pháp vụ
Báo cáo tài chính pháp nhân (3 năm gần nhất)	Đại diện pháp nhân	Bản sao tự lưu giữ

Danh mục 5: Tài liệu chứng nhận thu nhập và nộp thuế

Đây là danh mục tài liệu quan trọng nhất trong đơn xin vĩnh trú. Sau khi hướng dẫn được sửa đổi năm Reiwa 8, việc nộp trong thời hạn sẽ được xác nhận nghiêm ngặt.

Liên quan đến thuế cư dân (5 năm gần nhất)

Tên tài liệu	Nội dung chứng nhận	Cách lấy
Giấy chứng nhận thuế thu nhập cư dân (課税証明書)	Số thu nhập và thuế hàng năm	Chính quyền thành phố/quận/thị trấn/làng
Giấy chứng nhận nộp thuế cư dân (納税証明書)	Tình hình và ngày nộp thuế cư dân	Chính quyền thành phố/quận/thị trấn/làng

Quan trọng: Cần chứng nhận 5 năm gần nhất. Nếu có chuyển nhà, cần lấy từ chính quyền địa phương nơi cư trú tính theo ngày 1/1 của mỗi năm.

Liên quan đến thuế quốc gia

Tên tài liệu	Nội dung chứng nhận	Cách lấy
Giấy chứng nhận nộp thuế (loại 3)	Chứng nhận không có khoản thuế chưa nộp	Cơ quan thuế
Giấy chứng nhận nộp thuế thu nhập tại nguồn	Tình hình nộp thuế thu nhập tại nguồn	Cơ quan thuế
Giấy chứng nhận nộp thuế thu nhập khai báo	Tình hình nộp thuế của người khai báo thuế	Cơ quan thuế
Giấy chứng nhận nộp thuế tiêu dùng	Tình hình nộp thuế tiêu dùng (chỉ doanh nghiệp chịu thuế)	Cơ quan thuế

Danh mục 6: Tài liệu liên quan đến lương hưu

Tên tài liệu	Đối tượng	Cách lấy
Thông báo lương hưu định kỳ (2 năm gần nhất)	Tất cả	Cơ quan Lương hưu Nhật Bản gửi hàng năm
In màn hình “Hồ sơ lương hưu từng tháng” từ Nenkin Net	Người tham gia lương hưu quốc dân	Nenkin Net
Phiếu trả lời tra cứu hồ sơ người được bảo hiểm	Khi cần hồ sơ chi tiết	Văn phòng lương hưu
Chứng nhận tham gia lương hưu phúc lợi	Nhân viên công ty	Công ty nơi làm việc

Lưu ý: Người tham gia lương hưu quốc dân sẽ được xác nhận tất cả các tháng trong 2 năm gần nhất đều “đã nộp”. Nếu có tháng chưa nộp, hãy đóng bổ sung trước rồi mới nộp đơn.

Danh mục 7: Tài liệu liên quan đến bảo hiểm y tế

Tên tài liệu	Đối tượng	Cách lấy
Giấy chứng nhận đóng phí bảo hiểm y tế quốc dân	Người tham gia bảo hiểm y tế quốc dân	Chính quyền thành phố/quận/thị trấn/làng
Bản sao thẻ bảo hiểm y tế	Người tham gia bảo hiểm xã hội	Bản sao tự lưu giữ
Giấy xác nhận đóng phí bảo hiểm y tế và lương hưu phúc lợi	Đại diện pháp nhân (phần chủ doanh nghiệp chịu)	Văn phòng lương hưu

Danh mục 8: Tài liệu của người bảo lãnh thân nhân

Tên tài liệu	Giải thích	Cách lấy
Giấy bảo lãnh thân nhân (身元保証書)	Mẫu quy định	Tải từ website Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Bản sao giấy tờ tùy thân của người bảo lãnh	Photo hai mặt bằng lái xe hoặc thẻ mã số cá nhân	—
Giấy chứng nhận tại chức của người bảo lãnh	Chứng minh nghề nghiệp	Công ty của người bảo lãnh
Giấy chứng nhận thuế của người bảo lãnh	Chứng minh thu nhập (1 năm gần nhất)	Chính quyền thành phố/quận/thị trấn/làng

Lưu ý: Người bảo lãnh thân nhân phải là người Nhật hoặc người vĩnh trú. Trách nhiệm của người bảo lãnh mang tính đạo đức, không phải bảo lãnh liên đới theo pháp luật.

Danh mục 9: Tài liệu bổ sung khi nộp đơn qua điểm nhân tài cao cấp

Tên tài liệu	Giải thích
Bảng tính điểm	Điền theo mẫu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh
Tài liệu chứng minh điểm	Chứng nhận bằng cấp, chứng nhận kinh nghiệm, chứng nhận tư cách, giấy chứng nhận đỗ JLPT, v.v.
Bảng tính điểm tại thời điểm 1 năm trước (80 điểm) hoặc 3 năm trước (70 điểm) ngày nộp đơn	Chứng minh điểm trong quá khứ

Lịch trình chuẩn bị tài liệu

Thời điểm	Việc cần làm
3 tháng trước nộp đơn	Xác nhận tình hình nộp thuế và hồ sơ lương hưu. Nếu có chưa nộp thì nộp
2 tháng trước nộp đơn	Bắt đầu lấy giấy chứng nhận thuế
1 tháng trước nộp đơn	Xin giấy chứng nhận tại chức và giấy bảo lãnh. Viết lý do thư
2 tuần trước nộp đơn	Kiểm tra lần cuối tất cả tài liệu. Lấy giấy đăng ký cư trú (lưu ý hiệu lực)
Ngày nộp đơn	Nộp bộ hồ sơ đầy đủ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

Lưu ý: Giấy đăng ký cư trú và giấy chứng nhận thuế không có quy định về hiệu lực, nhưng nên nộp tài liệu trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp.

Phí nộp đơn

Hạng mục	Số tiền
Phí nộp đơn xin vĩnh trú	10.000 yên (điều chỉnh từ ngày 1/4 năm Reiwa 7)
Phương thức thanh toán	Dán tem thu nhập trên đơn (nộp khi được cấp phép)