Về việc xử lý thông tin cá nhân

Kaneko Hidetaka Administrative Scrivener Office（金子英隆行政書士事務所） (sau đây gọi là "Văn phòng") xử lý thông tin cá nhân của quý khách đến tư vấn và ủy thác một cách phù hợp theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản và các luật liên quan, cùng nghĩa vụ bảo mật của hành chính sĩ (Điều 12 Luật Hành chính sĩ). Bản tiếng Nhật là bản chính; bản tiếng Việt là bản dịch.

1. Đơn vị xử lý

Tên: Kaneko Hidetaka Administrative Scrivener Office（金子英隆行政書士事務所）
Địa chỉ: Dai-8 Higashi Bldg. 308, 18-12 Shinmachi, Chuo-ku, Chiba-shi, Chiba 260-0028 JAPAN（〒260-0028 千葉県千葉市中央区新町18-12 第8東ビル308号）
Người đại diện: Hành chính sĩ Hidetaka Kaneko

2. Thông tin cá nhân thu thập

Họ tên, quốc tịch, thông tin liên lạc, nội dung tư vấn, v.v. mà quý khách gửi qua biểu mẫu liên hệ, điện thoại, email, LINE, WeChat
Giấy tờ quý khách giao cho chúng tôi khi ủy thác (thẻ lưu trú, hộ chiếu, phiếu cư trú, giấy chứng nhận đăng ký, báo cáo quyết toán, v.v.) và thông tin ghi trên đó
Thông tin liên quan đến việc truy cập trang web này (phân tích truy cập bằng Cookie; xem mục "6. Phân tích truy cập" bên dưới)

3. Mục đích sử dụng

Trả lời tư vấn, sắp xếp lịch gặp và các liên lạc khác
Thực hiện công việc được ủy thác (lập hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước, nộp hộ hồ sơ (申請取次), đại diện làm thủ tục, v.v.)
Phối hợp với các chuyên gia đối tác (chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội, kế toán thuế, luật sư, v.v.) trong phạm vi cần thiết cho công việc
Yêu cầu thanh toán thù lao, chi phí và xác nhận thanh toán
Thông báo liên quan đến thủ tục được ủy thác (ví dụ: nhắc thời điểm gia hạn thời gian lưu trú)
Cải thiện trang web và phân tích tình hình sử dụng

Khi sử dụng thông tin cá nhân ngoài phạm vi các mục đích trên, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của quý khách trước.

4. Cung cấp cho bên thứ ba

Trừ trường hợp theo quy định của pháp luật, chúng tôi không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của quý khách (Điều 27 khoản 1 Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân).

Việc nộp hồ sơ cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, chính quyền tỉnh, Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch, v.v. để làm thủ tục được ủy thác là chính nội dung công việc, và được thực hiện khi quý khách đã biết rõ.
Khi phối hợp với chuyên gia đối tác, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của quý khách trước.

Văn phòng có văn phòng tại Thẩm Dương (Trung Quốc). Tùy nội dung ủy thác, trong những trường hợp rất hiếm, chúng tôi có thể chuyển thông tin của quý khách cho văn phòng Thẩm Dương. Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho văn phòng hoặc doanh nghiệp ở ngoài Nhật Bản, chúng tôi sẽ thông báo thông tin về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của quốc gia đó rồi mới xin sự đồng ý của quý khách (Điều 28 của Luật).

5. Ủy thác công việc

Chúng tôi có thể ủy thác một phần công việc như lưu trữ dữ liệu cho bên ngoài. Khi đó, chúng tôi chọn bên nhận ủy thác xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp và giám sát cần thiết (Điều 25 của Luật). Văn phòng sử dụng các dịch vụ đám mây như Microsoft 365 của Microsoft để lưu trữ tài liệu và dữ liệu.

6. Phân tích truy cập (Google Analytics)

Trang web này sử dụng "Google Analytics" của Google LLC. Google Analytics dùng Cookie để thu thập thông tin như trang đã xem, thời điểm xem, loại thiết bị và trình duyệt. Thông tin này không bao gồm thông tin nhận dạng cá nhân như họ tên.

Thông tin thu thập được quản lý theo chính sách quyền riêng tư của Google. Chi tiết xem tại "Cách Google sử dụng thông tin từ các trang web hoặc ứng dụng sử dụng dịch vụ của Google". Quý khách có thể tắt Cookie trong cài đặt trình duyệt, hoặc dùng "Tiện ích chọn không tham gia Google Analytics" để ngừng thu thập.

7. Biểu mẫu liên hệ

Biểu mẫu liên hệ sử dụng Microsoft Forms của Microsoft. Nội dung quý khách nhập được lưu trong Microsoft 365 của Văn phòng và chỉ nhân viên của Văn phòng xem.

8. Biện pháp quản lý an toàn

Để ngăn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu cá nhân, chúng tôi áp dụng các biện pháp sau (Điều 23 của Luật, Điều 10 mục 1 Nghị định thi hành).

Biện pháp tổ chức: Người đại diện là người chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân; giới hạn nhân viên được xử lý dữ liệu cá nhân.
Biện pháp về con người: Nhân viên có nghĩa vụ bảo mật và được hướng dẫn về cách xử lý dữ liệu cá nhân.
Biện pháp vật lý: Giấy tờ được giao được cất giữ trong văn phòng, nơi người ngoài nhân viên không được vào.
Biện pháp kỹ thuật: Thiết bị làm việc và dịch vụ đám mây được giới hạn truy cập bằng mật khẩu và các biện pháp khác.

9. Yêu cầu công khai và các yêu cầu khác

Khi quý khách yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công khai, sửa・bổ sung・xóa, ngừng sử dụng・xóa bỏ, hoặc ngừng cung cấp cho bên thứ ba đối với dữ liệu cá nhân chúng tôi lưu giữ, chúng tôi sẽ xác nhận đúng là quý khách rồi xử lý kịp thời theo pháp luật (Điều 32 đến Điều 35 của Luật). Vui lòng liên hệ đầu mối bên dưới. Chúng tôi không thu phí.

10. Đầu mối liên hệ

Mọi câu hỏi, tư vấn và khiếu nại về việc xử lý thông tin cá nhân, xin liên hệ đầu mối sau.

Đầu mối: Kaneko Hidetaka Administrative Scrivener Office（金子英隆行政書士事務所） – Bộ phận tiếp nhận về thông tin cá nhân
Địa chỉ: Dai-8 Higashi Bldg. 308, 18-12 Shinmachi, Chuo-ku, Chiba-shi, Chiba 260-0028 JAPAN
Điện thoại: 043-400-3399 (10:00–19:00)
Email: office@kaneko-office.biz

11. Sửa đổi

Chính sách này có thể được sửa đổi khi pháp luật thay đổi. Nội dung sửa đổi có hiệu lực từ thời điểm đăng trên trang này.

Ban hành: ngày 11/10/2026