Hồ sơ cần thiết và quy trình xin visa Chuyển công tác nội bộ｜Cập nhật thay đổi hồ sơ nộp từ tháng 4/2026
Mở đầu
Khi xin visa Chuyển công tác nội bộ (Intra-company Transferee), hồ sơ cần thiết sẽ thay đổi tùy theo quy mô (nhóm) của doanh nghiệp tiếp nhận. Hơn nữa, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú đã công bố thay đổi hồ sơ nộp áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm 2026 (Reiwa 8), nên việc kiểm tra thông tin mới nhất là không thể thiếu.
Bài viết này sắp xếp hồ sơ cần thiết theo từng nhóm doanh nghiệp, đồng thời giải thích quy trình xin và những điểm lưu ý.
Bài viết này được biên soạn dựa trên thông tin công khai của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú về tư cách lưu trú “Chuyển công tác nội bộ”. Vì hồ sơ nộp có thể thay đổi, hãy nhất định kiểm tra danh mục hồ sơ mới nhất trên trang web chính thức trước khi nộp đơn.
Ba dạng thủ tục xin
Đơn xin Chuyển công tác nội bộ có ba dạng thủ tục tùy theo tình huống.
| Dạng | Thủ tục | Đối tượng |
|---|---|---|
| Gọi từ nước ngoài | Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú | Đưa nhân viên đang ở nước ngoài sang Nhật lần đầu |
| Chuyển từ tư cách khác | Xin phép thay đổi tư cách lưu trú | Người nước ngoài đang ở Nhật chuyển sang Chuyển công tác nội bộ |
| Gia hạn thời gian | Xin phép gia hạn thời gian lưu trú | Gia hạn cho người đang lưu trú theo diện Chuyển công tác nội bộ |
Phổ biến nhất là “Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú” để đưa nhân viên từ công ty trong cùng tập đoàn ở nước ngoài sang.
Hồ sơ cần thiết theo từng nhóm
Hồ sơ nộp khác nhau đáng kể tùy theo nhóm doanh nghiệp (1～4).
Hồ sơ chung cần có
- Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú
- Ảnh (kích thước quy định)
- Phong bì hồi báo (nếu muốn nhận qua bưu điện)
Nhóm 1·2 (doanh nghiệp niêm yết, doanh nghiệp quy mô lớn v.v.)
- Tài liệu chứng minh nhóm (bản sao Shikiho, giấy chứng nhận thuế khấu trừ tại nguồn từ 10 triệu yên trở lên v.v.)
- Nhiều trường hợp chỉ cần đơn xin là đủ, tài liệu giải trình được đơn giản hóa
Nhóm 3·4 (doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập v.v.)
Nhóm càng thấp thì càng cần các tài liệu giải trình chi tiết như sau.
- Tài liệu làm rõ nội dung hoạt động của người xin (quyết định điều chuyển, hợp đồng lao động v.v.)
- Văn bản chứng minh đã làm việc liên tục từ 1 năm trở lên ngay trước khi điều chuyển tại cơ sở ở nước ngoài với công việc tương đương diện Kỹ thuật·Tri thức nhân văn·Nghiệp vụ quốc tế (giấy chứng nhận đang làm việc, ghi rõ nội dung công việc, chức vụ, thù lao)
- Tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa cơ sở ở Nhật và ở nước ngoài (giấy chứng nhận đăng ký, sơ đồ tổ chức, tài liệu thể hiện quan hệ vốn v.v.)
- Tài liệu làm rõ quy mô và nội dung kinh doanh của cơ sở ở Nhật (giấy chứng nhận đăng ký, bản sao báo cáo quyết toán, hồ sơ giới thiệu công ty v.v.)
Điểm mấu chốt: Hồ sơ quan trọng đặc thù của Chuyển công tác nội bộ là “chứng minh làm việc liên tục từ 1 năm trở lên ngay trước đó” và “chứng minh quan hệ vốn giữa hai cơ sở”. Nếu hai điểm này không đầy đủ, nguy cơ bị từ chối sẽ tăng cao.
Thay đổi hồ sơ nộp áp dụng từ ngày 1/4/2026
Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú đã công bố “Về việc thay đổi hồ sơ nộp của tư cách lưu trú ‘Chuyển công tác nội bộ’ (áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 8)”. Vì hồ sơ được yêu cầu có thể thay đổi tùy theo thời điểm nộp đơn, xin lưu ý các điểm sau.
- Trước khi nộp đơn, nhất định kiểm tra danh mục hồ sơ nộp mới nhất trên trang web chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú
- Nếu chuẩn bị theo mẫu cũ·danh mục hồ sơ cũ, có thể bị yêu cầu nộp bổ sung và làm chậm quá trình thẩm tra
- Những điểm chưa rõ, hãy hỏi Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương hoặc chuyên gia
Nội dung thay đổi cụ thể được ghi trong tài liệu đính kèm chính thức. Thông tin trong bài viết này chỉ là khái quát, khi nộp đơn thực tế thì hướng dẫn chính thức mới nhất được ưu tiên.
Quy trình xin
- Xác nhận nhóm của doanh nghiệp tiếp nhận
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết theo nhóm (việc lấy và dịch hồ sơ ở nước ngoài có thể mất thời gian)
- Nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tới Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương
- Thẩm tra (thời gian xử lý tiêu chuẩn khoảng 1～3 tháng, có thể xê dịch tùy vụ việc)
- Nhận Giấy chứng nhận tư cách lưu trú và gửi cho nhân viên ở nước ngoài
- Nhân viên xin visa (thị thực) tại cơ quan đại diện ở nước ngoài và nhập cảnh Nhật
Danh sách kiểm tra trước khi nộp đơn
- Đã xác định đúng nhóm của doanh nghiệp tiếp nhận chưa
- Đã chuẩn bị hồ sơ chứng minh làm việc liên tục từ 1 năm trở lên ngay trước đó chưa
- Đã chuẩn bị tài liệu thể hiện quan hệ vốn giữa cơ sở ở Nhật·nước ngoài chưa
- Có thể chứng minh thù lao bằng hoặc cao hơn mức tương đương của người Nhật không
- Đã kiểm tra danh mục hồ sơ nộp mới nhất (từ tháng 4/2026 trở đi) chưa
Hỗ trợ của văn phòng chúng tôi
Việc thu thập hồ sơ ở nước ngoài và chứng minh quan hệ vốn là công việc nặng nề đối với người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp. Văn phòng Hành chính thư sĩ Kaneko Hidetaka hỗ trợ trọn gói từ việc lựa chọn, soạn thảo hồ sơ cho đến trao đổi với Cục Xuất nhập cảnh.
- Thành tích tỷ lệ chấp thuận 98%
- Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật·Tiếng Trung·Tiếng Việt·Tiếng Anh
- Tư vấn lần đầu miễn phí