Thẻ cư trú đặc định là gì｜Tích hợp thẻ cư trú và thẻ My Number (vận hành từ 14/6/2026)

Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026 (Reiwa 8), 「thẻ cư trú đặc định」(特定在留カード) — loại thẻ gộp thẻ cư trú và thẻ My Number thành một — đã chính thức được vận hành. Cùng ngày, mẫu thẻ cư trú cũng thay đổi, với các mục ghi trên mặt thẻ và thời hạn hiệu lực được điều chỉnh lại. Bài viết này tổng hợp nội dung của thẻ cư trú đặc định, cách nộp đơn và những điểm dễ bị bỏ sót trong thực tế, dựa theo nội dung công bố của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú.

Nguồn tham chiếu: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú 「Về đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định」／「【Quan trọng】Đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định chưa hỗ trợ nộp trực tuyến! (thời điểm tháng 6 Reiwa 8)」／「【Quan trọng】Về cách xác nhận thời gian lưu trú trên thẻ cư trú mẫu mới (thời điểm 23/6 Reiwa 8)」

Thẻ cư trú đặc định là gì

Thẻ cư trú đặc định (特定在留カード) là thẻ cư trú đã được bổ sung các biện pháp để mang thêm chức năng của thẻ My Number. Đối với người vĩnh trú đặc biệt (特別永住者) thì có 「特定特別永住者証明書」— giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt được bổ sung chức năng tương tự (gọi chung hai loại là 「特定在留カード等」). Căn cứ thủ tục là Điều 19-15-2 khoản 1 và khoản 2 Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận tị nạn (入管法).

Trước đây, người nước ngoài có thẻ My Number sau khi nhận giấy phép cư trú hoặc nộp khai báo tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú địa phương còn phải đến quầy của chính quyền thành phố/quận/thị trấn để cập nhật thông tin trên thẻ My Number. Nếu được cấp thẻ cư trú đặc định, thông tin mới nhất cũng sẽ được ghi vào chức năng thẻ My Number, nên không cần làm thủ tục này tại chính quyền địa phương nữa. Đây chính là lợi ích lớn nhất.

Thẻ cư trú đặc định cũng có thể dùng làm thẻ bảo hiểm My Number và giấy phép lái xe My Number. Tuy nhiên, người đang có giấy phép lái xe My Number khi được cấp thẻ cư trú đặc định thì thông tin bằng lái không được chuyển sang, cần đến trung tâm cấp bằng lái xe nộp phí ghi thông tin để được ghi lại.

Về kiến thức cơ bản của thẻ cư trú và tư cách lưu trú, mời xem thêm Tư cách lưu trú là gì? Nắm vững những điều cơ bản.

Thay đổi từ khi nào

Hạng mục	Thời điểm
Bắt đầu vận hành thẻ cư trú đặc định	14/6/2026 (Reiwa 8), Chủ nhật
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương bắt đầu tiếp nhận đơn	15/6/2026 (Reiwa 8), Thứ hai ＝ ngày làm việc kế tiếp
Chuyển sang mẫu thẻ cư trú mới	14/6/2026 (Reiwa 8)
Dự kiến phát hành bản nâng cấp ứng dụng đọc thẻ cư trú	Khoảng tháng 9/2026 (Reiwa 8)

Các quầy của chính quyền địa phương dự kiến cũng tương tự, nhưng về ngày làm việc xin liên hệ trực tiếp từng thành phố/quận/thị trấn.

Đối tượng và việc「đăng ký là tự nguyện」

Người có thể nộp đơn xin cấp là người lưu trú trung dài hạn (中長期在留者) hoặc người vĩnh trú đặc biệt (特別永住者) đã được ghi trong Sổ cư dân cơ bản. Điểm dễ bị hiểu lầm nhất ở đây là: việc đăng ký không phải nghĩa vụ.

Giống như việc làm thẻ My Number là tự nguyện, việc làm thẻ cư trú đặc định cũng là tự nguyện, và bạn vẫn có thể tiếp tục giữ hai thẻ là thẻ cư trú và thẻ My Number. Nếu không muốn đăng ký, bạn sẽ được cấp thẻ cư trú theo mẫu mới.

Thẻ cư trú mẫu hiện hành vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi mẫu mới bắt đầu được cấp. Bạn không cần cố ý đổi thẻ đang có. Ngoài ra, thẻ cư trú đặc định bản thân nó là thẻ cư trú, nên nghĩa vụ luôn mang theo người vẫn được áp dụng như trước.

Cách nộp đơn, lệ phí và giấy tờ cần thiết

Nơi nộp và thời điểm nộp

Đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định không thể nộp riêng lẻ, mà phải nộp đồng thời với thủ tục khác.

Thủ tục nộp đồng thời	Nơi nộp
Xin gia hạn thời gian lưu trú, xin thay đổi tư cách lưu trú, xin phép vĩnh trú	Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú địa phương
Xin gia hạn hiệu lực thẻ cư trú, xin cấp lại do hư hỏng hoặc do muốn đổi thẻ	Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú địa phương
Khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ ngoài địa chỉ cư trú	Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh quản hạt địa chỉ cư trú
Khai báo địa chỉ sau khi nhập cảnh mới, khai báo thay đổi địa chỉ v.v.	Quầy phụ trách của thành phố/quận/thị trấn nơi cư trú

Nếu chỉ muốn đổi thẻ cư trú hiện có sang thẻ cư trú đặc định, bạn nộp đơn xin cấp lại thẻ cư trú với lý do「muốn đổi thẻ」kèm theo đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương. Ngoài ra, khi nhập cảnh mới bạn không thể nhận thẻ cư trú đặc định tại sân bay; sân bay vẫn cấp thẻ cư trú như trước.

【Quan trọng】Chưa hỗ trợ nộp trực tuyến

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú lưu ý như sau tại thời điểm tháng 6 Reiwa 8.

Đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định hiện chưa hỗ trợ nộp trực tuyến. Do đó, khi nộp các thủ tục cư trú qua hệ thống trực tuyến thì không thể nộp đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định. Nếu muốn có thẻ cư trú đặc định, bạn cần đến cơ quan để nộp các thủ tục cư trú tại quầy và nhận thẻ tại quầy.

Nói cách khác, việc bạn có muốn thẻ cư trú đặc định hay không sẽ quyết định bạn phải chọn lại cách nộp hồ sơ cư trú (trực tuyến hay tại quầy). Xin cân nhắc với sự tiện lợi của hệ thống nộp trực tuyến. Về điều kiện sử dụng, mời xem Nộp hồ sơ trực tuyến visa Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế｜Điều kiện, quy trình và lưu ý.

Giấy tờ cần thiết và lệ phí

Ngoài giấy tờ của thủ tục nộp đồng thời, bạn cần đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định, giấy yêu cầu thiết lập mật khẩu và 1 tấm ảnh. Ngoài ra phải xuất trình hộ chiếu (nếu không xuất trình được thì nộp bản giải trình lý do) và thẻ cư trú. Mật khẩu phải thiết lập 4 loại; trường hợp người đại diện hoặc người làm thay nộp hồ sơ thì phải để chính đương sự niêm phong sao cho người đại diện không biết được mật khẩu rồi mới nộp.

Về lệ phí, lần đầu tiên làm thủ tục và nhận thẻ kể từ ngày 14/6/2026 thì không phải nộp. Sau đó, một số thủ tục như đổi thẻ theo nguyện vọng có thể phải nộp, với mức: lệ phí nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh là 1.900 yên (trường hợp gửi thẳng về nhà là 2.600 yên), lệ phí nộp cho Tổ chức Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương (J-LIS) là 600 yên (800 yên nếu được cấp chứng thư điện tử).

3 cái bẫy cần lưu ý trong thực tế

1. Việc cấp thẻ mất thời gian

Thẻ cư trú đặc định từ lúc nộp đơn đến khi nhận tối thiểu cũng mất khoảng 2 tuần, và so với thẻ cư trú thông thường thì mất thêm khoảng 10 ngày. Không thể cấp ngay trong ngày.

Điều còn dễ bị bỏ sót hơn là khoảng trống của chứng thư điện tử. Do quy trình phát hành, chứng thư điện tử thuộc chức năng thẻ My Number của thẻ My Number hoặc thẻ cư trú đặc định đang có sẽ mất hiệu lực khoảng 1 tuần trước khi bạn nhận thẻ cư trú đặc định mới. Việc mất hiệu lực này có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng thẻ bảo hiểm My Number. Nếu nộp đơn vào giai đoạn đang phải đi khám bệnh hoặc mua thuốc liên tục, có thể phát sinh bất tiện ngoài dự kiến.

2. Thời hạn hiệu lực chỉ đến「ngày hết hạn thời gian lưu trú gốc」

Đây là điểm cần chú ý nhất.

Đối với thẻ cư trú đặc định cũng vậy, ngày hết hạn hiệu lực của chức năng thẻ My Number là ngày hết hạn thời gian lưu trú gốc. Xin hãy làm thủ tục thay đổi thời hạn hiệu lực của chức năng thẻ My Number tại chính quyền thành phố/quận/thị trấn trước ngày hết hạn thời gian lưu trú gốc.

Nếu trong quá trình thẩm tra đơn xin gia hạn thời gian lưu trú mà vượt quá ngày hết hạn thời gian lưu trú gốc, bạn sẽ bước vào cái gọi là thời gian đặc lệ. Khi đó, nếu không làm thủ tục thay đổi thời hạn hiệu lực tại chính quyền địa phương, chứng thư điện tử chứng minh người sử dụng sẽ mất hiệu lực và có thể không dùng được làm thẻ bảo hiểm My Number. Nếu chủ quan rằng「chỉ cần nộp đơn gia hạn là ổn」thì có thể rơi vào tình huống không dùng được thẻ bảo hiểm y tế. Về lưu ý của chính việc gia hạn, mời xem thêm Danh sách kiểm tra để không bị từ chối khi gia hạn visa Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế.

3. Nộp đơn không có nghĩa là chắc chắn được cấp

Dù đã nộp đơn xin cấp, tùy hoàn cảnh cá nhân bạn vẫn có thể được cấp thẻ cư trú thông thường. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú nêu 2 trường hợp chính sau đây.

• Khi họ tên thay đổi sau khi nộp đơn
• Khi nộp đơn xin cấp thẻ cư trú đặc định kèm theo đơn xin thay đổi tư cách lưu trú hoặc đơn xin gia hạn thời gian lưu trú, mà tại thời điểm kết thúc thẩm tra số ngày còn lại đến ngày hết thời gian đặc lệ chưa đầy 1 tháng

Trường hợp thứ hai rất quan trọng trong thực tế. Nếu sát ngày hết hạn thời gian lưu trú mới nộp đơn kèm theo đơn gia hạn, thì đến khi thẩm tra xong số ngày còn lại có thể không đủ và rốt cuộc bạn vẫn được cấp thẻ cư trú thông thường. Nếu thực sự muốn có thẻ cư trú đặc định, chúng tôi khuyên bạn tránh sát ngày hết hạn và nộp đơn với lịch trình dư dả.

Ngoài ra, dù đã một lần được cấp, ở các thủ tục cư trú hoặc thủ tục do hết hạn hiệu lực sau này, bạn vẫn phải nộp lại đơn xin cấp mỗi lần. Nếu không nộp đơn, lần sau bạn sẽ được cấp thẻ cư trú thông thường.

Mẫu thẻ cư trú mới cũng thay đổi cùng lúc

Cùng với việc đưa thẻ cư trú đặc định vào vận hành, thẻ cư trú và giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt không phải loại đặc định cũng chuyển sang mẫu mới.

4 mục biến mất khỏi mặt thẻ

Ở mẫu mới, các mục trước đây ghi trên mặt thẻ là 「在留期間」(thời gian lưu trú), 「許可の種類」(loại giấy phép), 「許可年月日」(ngày cấp phép), 「交付年月日」(ngày cấp thẻ) không còn được ghi, mà chỉ được lưu trong chip IC của thẻ.

Đây là điểm ảnh hưởng lớn đến người phụ trách của doanh nghiệp. Tại thời điểm 23/6 Reiwa 8, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú thông báo: thẻ cư trú mẫu mới cấp từ ngày 14/6 không ghi thông tin thời gian lưu trú trên mặt thẻ, và dù đọc bằng ứng dụng đọc thẻ cư trú cũng không hiển thị thông tin thời gian lưu trú. Khi cần xác nhận thời gian lưu trú, người dùng được yêu cầu xem thời gian lưu trú ghi trên phiếu cư dân (住民票) của đương sự. Ứng dụng đọc thẻ dự kiến phát hành bản nâng cấp hiển thị được thời gian lưu trú, loại giấy phép và ngày cấp phép vào khoảng tháng 9 Reiwa 8.

Thay đổi về thời hạn hiệu lực và ảnh chân dung

Hạng mục	Cấp trước ngày 13/6/2026	Cấp từ ngày 14/6/2026
Thời hạn hiệu lực thẻ cư trú của người vĩnh trú (永住者) và Lao động tay nghề cao loại 2 (高度専門職2号)	7 năm kể từ ngày cấp (người dưới 16 tuổi là đến ngày trước sinh nhật 16 tuổi)	Đến sinh nhật lần thứ 10 kể từ ngày cấp (người dưới 18 tuổi là đến sinh nhật lần thứ 5)
Hiển thị ảnh chân dung	Chỉ hiển thị với người từ 16 tuổi trở lên	Người từ 1 tuổi đến dưới 16 tuổi cũng được hiển thị

Đối tượng thay đổi thời hạn hiệu lực là người vĩnh trú và Lao động tay nghề cao loại 2 — những người có thời gian lưu trú vô thời hạn. Với người lưu trú trung dài hạn có thời gian lưu trú xác định, thời hạn hiệu lực thẻ cư trú vẫn đến ngày hết hạn lưu trú, không thay đổi. Về từng chế độ, mời xem Hướng dẫn xin phép vĩnh trú｜Điều kiện, thời gian thẩm tra, giấy tờ cần thiết và Hướng dẫn đầy đủ visa Lao động tay nghề cao｜Tính điểm và ưu đãi.

Về ảnh chân dung, ngay cả khi người dưới 16 tuổi đã nộp hồ sơ trước ngày 14/6/2026, nếu việc cấp thẻ rơi vào hoặc dự kiến rơi vào sau ngày đó thì vẫn sẽ bị yêu cầu nộp ảnh. Các gia đình dự định làm thủ tục cho con xin lưu ý đừng quên chuẩn bị ảnh.

Chuẩn bị thế nào trong thực tế

Đối tượng	Việc cần chuẩn bị
Người muốn có thẻ cư trú đặc định	Lên lịch với tiền đề nộp hồ sơ cư trú tại quầy. Tránh sát ngày hết hạn. Chú ý khoảng trống chứng thư điện tử trước và sau khi nhận thẻ
Người sắp gia hạn thời gian lưu trú	Làm thủ tục thay đổi thời hạn hiệu lực chức năng thẻ My Number tại chính quyền địa phương trước khi bước vào thời gian đặc lệ
Người tiếp tục giữ hai thẻ	Không cần thủ tục gì đặc biệt. Thẻ cư trú mẫu hiện hành vẫn có hiệu lực
Doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài	Mẫu mới không hiển thị thời gian lưu trú trên mặt thẻ. Hiện tại nên chuyển sang xác nhận thời gian lưu trú qua phiếu cư dân
Gia đình có con nhỏ	Con từ 1 tuổi đến dưới 16 tuổi cũng cần ảnh. Hồ sơ mà việc cấp thẻ rơi vào sau ngày 14/6 phải chuẩn bị ảnh

Tổng kết

Thẻ cư trú đặc định là chế độ nhằm giảm gánh nặng thủ tục, và việc có đăng ký hay không hoàn toàn do bạn lựa chọn. Tiếp tục giữ hai thẻ cũng không gây bất lợi gì. Mặt khác, việc không dùng được nộp trực tuyến, việc cấp thẻ lâu hơn thông thường khoảng 10 ngày, và việc thời hạn hiệu lực của chức năng thẻ My Number chỉ đến ngày hết hạn thời gian lưu trú gốc — nếu không biết mà cứ nộp đơn thì sẽ dẫn đến phải làm lại và gặp bất tiện.

Đặc biệt, người sắp gia hạn thời gian lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú có thể không được cấp thẻ cư trú đặc định tùy vào thời điểm nộp đơn. Xin hãy đối chiếu ngày hết hạn thời gian lưu trú của mình với lịch nộp hồ sơ rồi hãy quyết định.

Hỗ trợ từ văn phòng chúng tôi

Mọi thắc mắc về thẻ cư trú, thẻ cư trú đặc định và các thủ tục lưu trú, xin hãy để Văn phòng Hành chính thư sĩ Kaneko Hidetaka lo liệu.

• Thành tích tỷ lệ cấp phép 98%
• Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Việt, tiếng Anh
• Tư vấn lần đầu miễn phí
• Hỗ trợ toàn quốc, trọng tâm là Chiba và Tokyo (có thể tư vấn trực tuyến)

Liên hệ tại đây