Khi hồ sơ tư cách lưu trú bị không cho phép｜Xác nhận lý do và cách dựng lại hồ sơ nộp lại

Khi đơn xin thay đổi tư cách lưu trú, gia hạn thời gian lưu trú hoặc đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) bị không cho phép (không cấp), rất nhiều người rơi vào tình trạng «không biết đã sai ở đâu, mà thời gian thì cứ trôi». Bài viết này sắp xếp lại: sau khi nhận thông báo không cho phép thì trước hết làm gì, xác nhận lý do ra sao, theo từng dạng thì khi nộp lại phải thay đổi điều gì, và quan hệ với hạn lưu trú.

Nguồn tham chiếu: Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản «Hướng dẫn về cho phép thay đổi tư cách lưu trú, gia hạn thời gian lưu trú» (ban hành tháng 3/2008, sửa đổi lần cuối tháng 6/2026)／«Về các ví dụ không cho phép đối với đơn gia hạn thời gian lưu trú và đơn thay đổi tư cách lưu trú»／«Thời gian đặc lệ là gì?»／«Thông báo và lưu ý khi nộp đơn lưu trú»／«Q&A về thẩm tra xuất nhập cảnh・thẩm tra lưu trú»／«Về yêu cầu công khai thông tin cá nhân do các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương lưu giữ»／e-Gov (Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn, Luật Thủ tục hành chính, Luật Thẩm tra khiếu nại hành chính, Luật Tố tụng vụ án hành chính)

Trước hết, hãy dừng việc nộp lại đúng nội dung cũ

Phản ứng thường gặp nhất ngay sau khi bị không cho phép là vội vàng chuẩn bị lại đúng bộ hồ sơ cũ rồi nộp lại ngay. Nhưng trong phần lớn trường hợp, cách này không hiệu quả.

Điều 20 khoản 3 Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định rằng, về thay đổi tư cách lưu trú, «chỉ khi căn cứ vào văn bản do người nước ngoài đó nộp mà thấy có lý do tương đương đủ để coi việc thay đổi là thích đáng thì mới có thể cho phép». Gia hạn thời gian lưu trú cũng có cấu trúc như vậy (Điều 21 khoản 3). Nói cách khác, việc thẩm tra được tiến hành trong phạm vi tài liệu mà người nộp đơn đưa ra. Nộp lại đúng tài liệu cũ thì sẽ bị phán đoán bằng đúng dữ liệu cũ.

Hơn nữa, ở lần nộp thứ hai, Cục sẽ đối chiếu nội dung hồ sơ lần trước với lần này. Nếu phần trình bày có thay đổi thì chính lý do vì sao thay đổi lại trở thành một luận điểm mới. Chính vì vậy, trước khi hành động phải xác định cho được «điều gì đã thiếu».

Xác nhận lý do không cho phép bằng cách nào

Thông báo không nhất thiết ghi lý do chi tiết

Rất nhiều người ngạc nhiên vì thông báo không cho phép gần như không ghi lý do, nhưng điều này không phải do cán bộ thiếu thiện chí, mà xuất phát từ cấu trúc của pháp luật.

Điều 3 khoản 1 mục 10 Luật Thủ tục hành chính quy định rằng đối với «các quyết định và chỉ đạo hành chính liên quan đến xuất nhập cảnh của người nước ngoài», không áp dụng các quy định từ Chương 2 đến Chương 4-2 của luật này. Quy định yêu cầu nêu lý do đối với quyết định về đơn xin (Điều 8 của luật này) cũng nằm trong Chương 2 đó.

Vì vậy, việc cố đọc ra lý do từ văn bản là có giới hạn. Muốn biết lý do thì phải dùng cách khác.

Yêu cầu giải thích tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương

Trên thực tế, phải đến Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương nơi đã nộp hồ sơ để yêu cầu giải thích về lý do không cho phép. Tuy nhiên, chúng tôi không xác nhận được trên trang web của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản tên gọi chính thức của thủ tục này, có cần đặt hẹn hay không, và có cần đương sự đi cùng hay không.

Các thủ tục lưu trú về nguyên tắc do đương sự trực tiếp đến nộp, ngoại lệ là chế độ đại diện nộp hồ sơ (shinsei-tsugi) dành cho luật sư・hành chính thư sĩ và nhân viên của cơ quan tiếp nhận. Phạm vi đại diện được công bố gồm các việc như nộp đơn, nhận thẻ lưu trú; việc nhận giải thích về lý do không cho phép có thuộc phạm vi đó hay không thì không được nêu rõ. Ngoài ra, từ ngày 1/3/2025 (Reiwa 7), 5 cơ quan gồm Tokyo, Chi nhánh Yokohama, Nagoya, Osaka và Fukuoka vận hành «hệ thống đặt hẹn giao nhận kết quả» dành cho người đại diện nộp hồ sơ, nhưng đó là cơ chế đặt hẹn cho việc giao (nhận) kết quả.

Cách vận hành có thể khác nhau giữa các cục. Xin hãy xác nhận với Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương nơi đã nộp hồ sơ.

Thủ tục đã được công bố mà quý vị có thể sử dụng

Khác với bản thân việc giải thích lý do, một thủ tục được công bố trên trang web của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú là yêu cầu công khai thông tin cá nhân đang được lưu giữ. Đây là chế độ cho phép yêu cầu công khai thông tin cá nhân của chính mình mà Cục đang lưu giữ, chẳng hạn tài liệu đã nộp khi làm thủ tục tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương trước đây. Người có thể yêu cầu chỉ giới hạn ở chính đương sự, người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền; lệ phí là tem thu nhập 300 yên cho mỗi hồ sơ. Có thể nộp tại quầy hoặc gửi qua bưu điện. Khi không còn nắm được đã nộp gì vào lúc nào, đây là cách để xác định lại quan hệ sự thật.

Thực tế khi nghe giải thích

Hãy đi với tâm thế rằng cơ hội trên thực tế chỉ có một lần. Nếu đi mà không chuẩn bị, quý vị có nguy cơ chỉ mang về đúng một câu chung chung là «tài liệu chưa đủ».

Điều cần hỏi rõ	Cách đặt câu hỏi cụ thể
Vấn đề trung tâm của phán đoán	Là tính phù hợp tư cách, tính phù hợp tiêu chuẩn, hay tính thích đáng (tình trạng lưu trú)
Phần chứng minh bị coi là thiếu	Về sự thật nào, bằng tài liệu nào mà bị coi là chưa đủ
Sự không khớp của tài liệu	Chỗ nào bị coi là mâu thuẫn giữa các tài liệu đã nộp
Hoàn cảnh thay đổi có đổi kết luận không	Đây có phải loại vấn đề mà phán đoán có thể khác đi khi hoàn cảnh thay đổi không
Có nên nộp lại không	Ở thời điểm hiện tại, nộp lại thì cần lưu ý điều gì

Hãy ghi lại ngay tại chỗ, và đưa vào hồ sơ ghi chép ngay trong ngày, đúng như lời đã nghe, chứ đừng để đến khi về nhà. Tóm lược lại sẽ làm lệch luận điểm. Kể cả việc có được ghi âm hay không, xin hãy tuân theo chỉ dẫn của cục tại chỗ.

Xác nhận những nội dung mà việc thẩm tra nhìn vào

Cách nhanh nhất để thiết kế hồ sơ nộp lại là quay về khung phán đoán mà Cục đã công bố. «Hướng dẫn về cho phép thay đổi tư cách lưu trú, gia hạn thời gian lưu trú» của Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (sửa đổi lần cuối tháng 6/2026, Reiwa 8) nêu 8 nội dung xem xét sau đây.

#	Nội dung xem xét	Vị trí
1	Hoạt động dự định thuộc tư cách lưu trú xin cấp	Điều kiện bắt buộc để được cho phép
2	Phù hợp tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh do tỉnh lệnh Bộ Tư pháp quy định	Về nguyên tắc phải phù hợp
3	Đã và đang thực hiện hoạt động tương ứng tư cách lưu trú hiện có	Yếu tố xem xét tiêu biểu
4	Hạnh kiểm không xấu	Yếu tố xem xét tiêu biểu
5	Có tài sản hoặc kỹ năng đủ để sinh sống độc lập	Yếu tố xem xét tiêu biểu
6	Điều kiện tuyển dụng・lao động là thỏa đáng	Yếu tố xem xét tiêu biểu
7	Đã thực hiện nghĩa vụ thuế và tương tự	Yếu tố xem xét tiêu biểu
8	Đã thực hiện nghĩa vụ khai báo theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh	Yếu tố xem xét tiêu biểu

Đối với các mục từ 3 trở đi, Hướng dẫn ghi rõ: «ngay cả khi đáp ứng toàn bộ các nội dung này, kết quả của việc xem xét tổng hợp mọi tình tiết vẫn có thể là không cho phép thay đổi hoặc gia hạn». Đây không phải cấu trúc cứ điền đủ bảng kiểm là được cho phép.

Các dạng không cho phép và điều phải thay đổi khi nộp lại

Nguyên nhân không cho phép nhìn chung có thể quy về các dạng sau. Điểm chung là chỉ bổ sung thêm đúng loại giấy tờ cũ thì không qua được. Cái thiếu không phải số trang giấy, mà là việc chứng minh sự thật.

Dạng	Điều đang xảy ra	Điều phải chứng minh mới khi nộp lại
Không công nhận tính liên quan giữa học vấn・kinh nghiệm và nội dung công việc	Không đọc ra được mối liên hệ giữa chuyên ngành・kinh nghiệm thực tế với công việc thực sự đảm nhiệm	Phân rã công việc đến từng đầu việc cụ thể, đối chiếu môn học nào・kinh nghiệm nào ứng với đầu việc nào. Nêu cả dự án sẽ phụ trách, kiến thức sử dụng và cơ chế hướng dẫn
Chứng minh về tính ổn định・liên tục của doanh nghiệp chưa đủ	Quyết toán lỗ, hoặc công ty mới thành lập chưa có thành tích	Bổ sung phần giải thích các con số: lỗ do chi phí nhất thời hay do cấu trúc, sắp tới hồi phục ra sao, kèm hợp đồng, thành tích đơn hàng và căn cứ về vốn
Thù lao chưa đạt mức ngang bằng trở lên so với người Nhật	Chưa so sánh được với thù lao của người Nhật làm cùng loại công việc	Trình bày chính bộ tiêu chuẩn nội bộ: quy chế lương, bảng lương, mức của người đang làm cùng chức danh. Chỉ nâng con số mà không có căn cứ thì không thành lời giải thích
Nội dung tài liệu mâu thuẫn với đơn xin	Hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đăng ký, báo cáo tài chính không khớp với đơn	Trước hết đối chiếu toàn bộ tài liệu để tìm ra chỗ khác biệt. Nếu sự thật đã thay đổi thì kèm văn bản giải thích quá trình và thời điểm thay đổi. Lặng lẽ sửa lại là cách nguy hiểm nhất
Hạnh kiểm・nợ thuế và các khoản công	Vi phạm giao thông・xử lý hình sự; nợ hoặc chậm nộp kéo dài thuế và phí bảo hiểm xã hội	Chứng minh đã nộp đủ, kèm giải thích quá trình dẫn đến việc đó và biện pháp phòng tái diễn. Không chỉ nói «đã nộp» mà phải chứng minh «nộp khi nào, đến đâu» bằng giấy chứng nhận
Độ tin cậy của hôn nhân	Các sự thật thể hiện thực chất hôn nhân chưa tích lũy đủ	Sắp xếp quá trình từ khi quen nhau đến nay theo trình tự thời gian, nối lại bằng tài liệu khách quan về sống chung, sinh kế và giao tiếp. Quan trọng không phải số lượng ảnh mà là tính liên tục của đời sống

Luận điểm chi tiết theo từng dạng được trình bày trong các bài riêng. Về cạm bẫy của nhóm tư cách lao động, xin xem Các ví dụ không cho phép của visa Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế và đối sách; về cách nhìn thù lao, xin xem Yêu cầu về thù lao｜Tiêu chuẩn «ngang bằng trở lên so với người Nhật»; về chứng minh thực chất hôn nhân, xin xem Để không bị nghi là kết hôn giả. Trường hợp vĩnh trú bị không cho phép, xin xem Khi hồ sơ vĩnh trú bị không cho phép, còn nhập tịch thì xem 5 lý do hồ sơ nhập tịch bị không cho phép và đối sách.

Quan hệ với hạn lưu trú

Điều gấp nhất sau khi bị không cho phép thực ra không phải phân tích lý do, mà là giữ cho tư cách lưu trú không bị gián đoạn.

Thời gian đặc lệ — Người có thẻ lưu trú và đã nộp đơn gia hạn・thay đổi trước ngày hết hạn thời gian lưu trú thì được tiếp tục lưu trú theo tư cách cũ và thực hiện hoạt động như trước, cho đến khi có quyết định hoặc đến khi tròn 2 tháng kể từ ngày hết hạn của thời gian lưu trú trước đó, tùy thời điểm nào đến trước (Điều 20 khoản 6, áp dụng chuẩn dụng theo Điều 21 khoản 4). Tuy nhiên không áp dụng cho người được quyết định thời gian lưu trú từ 30 ngày trở xuống. Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cũng hướng dẫn: «Nếu quá 2 tháng kể từ hạn lưu trú mà chưa nhận kết quả thì sẽ không thể ở lại Nhật Bản.»

Tư cách lưu trú để chuẩn bị xuất cảnh — Với người bị không cho phép gia hạn・thay đổi, có cách xử lý cấp tư cách «Hoạt động đặc định (thời gian chuẩn bị xuất cảnh)» làm thời gian chuẩn bị rời Nhật. Sự tồn tại của tư cách này có thể xác nhận trong Q&A về thủ tục trực tuyến của Cục (được liệt kê là ngoài phạm vi nộp đơn trực tuyến), nhưng thời hạn được cấp và điều kiện khác nhau theo từng vụ việc. Thời gian lưu trú cũng như việc có được đi làm trong thời gian đó hay không sẽ thay đổi theo nội dung được chỉ định, xin hãy xác nhận với Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương.

Trường hợp đã quá hạn lưu trú — Trong Q&A của Cục có nêu rằng khi quá thời gian lưu trú vì lý do không thuộc lỗi của đương sự như thiên tai, bệnh tật, tai nạn, thì sẽ tiếp nhận đơn mà không tiến hành thủ tục trục xuất chỉ vì lý do quá hạn, và hướng dẫn hãy nhanh chóng tư vấn với Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương gần nhất sau khi có thể nộp đơn. Việc đánh giá tình tiết được thực hiện theo từng trường hợp, nên trên hết xin đừng tự phán đoán rồi bỏ mặc.

Nộp lại hồ sơ vào lúc nào

«Càng sớm càng tốt» không phải lúc nào cũng đúng. Ranh giới nằm ở chỗ nguyên nhân không cho phép là điều có thể bù đắp bằng tài liệu, hay là điều cần chờ hoàn cảnh thay đổi.

Tình huống	Cách nghĩ
Nguyên nhân là chứng minh chưa đủ・tài liệu không khớp	Chuẩn bị xong tài liệu thì nộp lại sớm. Hạn lưu trú càng gần thì càng không có dư thời gian
Doanh nghiệp còn thiếu thành tích	Chờ quyết toán kỳ gần nhất hoặc thành tích đơn hàng có thể làm hồ sơ thuyết phục hơn
Nguyên nhân là nợ đọng・vi phạm	Hoàn tất việc nộp đủ và kết thúc xử lý trước. Nộp khi chưa giải quyết thì dễ nhận cùng một phán đoán
Bản thân nội dung công việc không thuộc tư cách lưu trú	Nếu không thiết kế lại nội dung công việc hoặc bố trí nhân sự thì bổ sung tài liệu cũng không đổi kết luận

Thời gian có thể chờ bị giới hạn bởi hạn lưu trú. Chúng tôi khuyên nên quyết định trước khi hành động: chuẩn bị đến mức nào thì nộp.

Về lựa chọn khiếu nại・kiện tụng

Xét về mặt chế độ, cách tranh tụng hành chính là có tồn tại. Tuy nhiên cần hiểu chính xác vị trí của nó.

Điều 7 khoản 1 mục 10 Luật Thẩm tra khiếu nại hành chính quy định rằng đối với «quyết định liên quan đến xuất nhập cảnh hoặc nhập tịch của người nước ngoài», không áp dụng Điều 2 và Điều 3 của luật này về yêu cầu thẩm tra. Nghĩa là đối với việc không cho phép về tư cách lưu trú, không thể yêu cầu thẩm tra theo luật này.

Do đó, nếu muốn tranh tụng về chính quyết định thì phải khởi kiện hủy quyết định theo Luật Tố tụng vụ án hành chính (Điều 3 khoản 2). Thời hiệu khởi kiện là 6 tháng kể từ ngày biết có quyết định và 1 năm kể từ ngày ra quyết định (Điều 14 khoản 1・khoản 2, đều trừ trường hợp có lý do chính đáng). Ngoài ra, các quyết định về công nhận tị nạn có cơ chế riêng theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh, khác với phần trình bày ở đây.

Đại diện tố tụng là công việc của luật sư, văn phòng chúng tôi không nhận. Điều mà hành chính thư sĩ có thể nói là: trên thực tế, với phần lớn vụ việc, sắp xếp lại luận điểm rồi nộp lại hồ sơ là lựa chọn thực tế hơn kiện tụng. Kể cả việc nhận định vụ việc có nên cân nhắc kiện tụng hay không, nếu tư vấn luật sư là phù hợp hơn thì chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy.

Ý nghĩa của việc tư vấn chuyên gia

Vụ việc đã từng bị không cho phép có tính chất khác với một hồ sơ hoàn toàn mới. Cục lưu giữ nội dung hồ sơ lần trước và sẽ đối chiếu ở lần nộp thứ hai. Nếu giữa phần trình bày lần trước và lần này có khác biệt không giải thích được thì chính khác biệt đó trở thành tình tiết bất lợi mới.

Vì vậy, cái cần cho lần thứ hai không phải «nhiều giấy tờ hơn», mà là xác định luận điểm và dựng lại phần chứng minh. Cụ thể, phải làm cho ba điều sau nhất quán với nhau:

1. Xác định ở tầng sự thật những nội dung bị chỉ ra là nguyên nhân không cho phép
2. Dựng phần tài liệu chứng minh sự thật đó chỉ bằng những gì thực sự tồn tại
3. Chủ động giải thích điểm khác biệt so với hồ sơ lần trước

Ngoài ra, việc bị yêu cầu bổ sung tài liệu trong quá trình thẩm tra không phải là dấu hiệu báo trước sẽ không cho phép. Ngược lại, đó là trạng thái quý vị được trao cơ hội giải thích trước khi bị từ chối, nên trả lời cẩn thận trong thời hạn là điều quan trọng. Nếu im lặng hoặc để quá hạn, hồ sơ sẽ bị phán đoán chỉ bằng những tài liệu sẵn có.

Tổng kết

• Đừng nộp lại đúng nội dung cũ ngay sau khi bị không cho phép. Việc thẩm tra được tiến hành trong phạm vi văn bản đã nộp (Điều 20 khoản 3 Luật Quản lý xuất nhập cảnh).
• Việc thông báo không ghi lý do chi tiết là do cấu trúc pháp luật (Điều 3 khoản 1 mục 10 Luật Thủ tục hành chính). Hãy xác nhận lý do tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương nơi đã nộp. Tên thủ tục, có cần đặt hẹn hay không, có cần đương sự đi cùng hay không đều không xác nhận được trên go.jp, xin hãy hỏi trực tiếp cục nơi đã nộp hồ sơ.
• Hãy đi với tâm thế cơ hội chỉ có một lần: chuẩn bị sẵn câu hỏi và ghi lại ngay trong ngày.
• Khung thẩm tra được công bố gồm 8 nội dung xem xét. Đáp ứng đủ cả 8 vẫn có thể bị không cho phép do xem xét tổng hợp.
• Hạn lưu trú là ưu tiên số một. Thời gian đặc lệ dài nhất là 2 tháng kể từ ngày hết hạn (Điều 20 khoản 6, Điều 21 khoản 4). Thời hạn và điều kiện của «Hoạt động đặc định» chuẩn bị xuất cảnh khác nhau theo từng vụ việc.
• Không thể yêu cầu thẩm tra khiếu nại (Điều 7 khoản 1 mục 10 Luật Thẩm tra khiếu nại hành chính); muốn tranh tụng thì phải kiện hủy quyết định, và đại diện tố tụng là công việc của luật sư.

Hỗ trợ của văn phòng chúng tôi

Về việc sắp xếp lý do sau khi hồ sơ tư cách lưu trú bị không cho phép và dựng lại hồ sơ nộp lại, xin hãy tin tưởng Văn phòng Hành chính thư sĩ Kaneko Hidetaka. Chúng tôi cũng tiếp nhận những vụ việc đã bị không cho phép khi nộp qua văn phòng khác hoặc do quý vị tự nộp. Chúng tôi không thể hứa hẹn kết quả. Sau khi xem xét vụ việc, chúng tôi sẽ nói thẳng cần chứng minh những gì khi nộp lại.

• Thành tích tỷ lệ cấp phép 98%
• Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật・Tiếng Trung・Tiếng Việt・Tiếng Anh
• Tư vấn lần đầu miễn phí
• Phục vụ toàn quốc, trọng tâm Chiba・Tokyo（có tư vấn trực tuyến）

Liên hệ tại đây