Kiểm tra chip IC bằng ứng dụng đọc thẻ cư trú｜Thực tiễn xác nhận tư cách cư trú cho doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài

Khi tuyển dụng người nước ngoài, quý công ty có đang kết thúc khâu kiểm tra chỉ bằng việc “nhìn thẻ cư trú rồi photo một bản” hay không? Thẻ giả mạo tinh vi không thể phát hiện bằng mắt thường, và nếu để người đó làm việc mà không kiểm tra, chính doanh nghiệp có thể bị truy cứu tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp. Bài viết này dựa trên nguồn thông tin gốc để tổng hợp cách đọc chip IC bằng “Ứng dụng đọc thẻ cư trú” mà Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản phát hành miễn phí, cách dùng tra cứu thông tin hết hiệu lực, cũng như cần kiểm tra gì và lưu hồ sơ ra sao khi tuyển dụng và khi gia hạn.

Nguồn tham khảo: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản “Trang hỗ trợ Ứng dụng đọc thẻ cư trú／Tra cứu thông tin hết hiệu lực”, “【Quan trọng】Về cách xác nhận thời gian lưu trú đối với thẻ cư trú mẫu mới (tại thời điểm 23/6/2026)”, “Về việc xin cấp thẻ cư trú đặc định”, “Về việc công bố bản đặc tả kỹ thuật thẻ cư trú”; e-Gov “Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn”, “Luật Xúc tiến tổng hợp chính sách lao động”; Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài”

Vì sao kiểm tra bằng mắt thường không còn đủ

Thẻ cư trú được áp dụng nhiều biện pháp chống giả mạo: hình ảnh ba chiều màu bạc đảo ngược đen trắng khi thay đổi góc nhìn 90 độ, lớp gia công khiến hoa văn “MOJ” chuyển động ba chiều hoặc đổi màu khi nghiêng thẻ, và dòng chữ chìm “MOJMOJ…” hiện lên khi soi ánh sáng mạnh trong bóng tối. Đây là những manh mối quan trọng, nhưng hàng giả tinh vi vẫn bắt chước được các đặc điểm này.

Hơn nữa, thẻ cư trú mẫu mới bắt đầu được cấp từ ngày 14/6/2026 (Reiwa 8) đã bỏ khỏi mặt thẻ các mục trước đây có in là “thời gian lưu trú”, “loại giấy phép” và “ngày cấp phép”. Các mục còn lại trên mặt thẻ gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch・khu vực, nơi cư trú, tư cách cư trú, ngày hết hạn thời gian lưu trú, số thẻ cư trú, ngày hết hạn hiệu lực của thẻ, có hay không hạn chế lao động, và giấy phép hoạt động ngoài tư cách.

Điểm mấu chốt: “Ngày hết hạn thời gian lưu trú” vẫn được ghi trên mặt thẻ mẫu mới, nhưng bản thân thời gian lưu trú như “5 năm”, “3 năm” đã biến mất khỏi mặt thẻ. Nghĩa là thông tin không thể biết được nếu chỉ nhìn mặt thẻ đã tăng lên, và tầm quan trọng của việc đọc chip IC cao hơn trước.

Về hành vi làm giả・sửa đổi thẻ cư trú・giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, Điều 73-3 Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định: người vì mục đích sử dụng mà làm giả hoặc sửa đổi thẻ cư trú, hoặc bản ghi điện từ của thẻ cư trú được hiển thị và sử dụng như thẻ cư trú, sẽ bị phạt tù giam từ 1 năm đến 10 năm. Người sử dụng, cung cấp hoặc tiếp nhận thẻ giả cũng bị xử lý tương tự. Về vị trí cơ bản của thẻ cư trú, xin xem thêm Tư cách cư trú là gì? Nắm vững kiến thức cơ bản.

Ứng dụng đọc thẻ cư trú là gì

Từ ngày 25/12/2020 (Reiwa 2), Cục Quản lý xuất nhập cảnh phát hành miễn phí “Ứng dụng đọc thẻ cư trú” để đọc nội dung chip IC của thẻ cư trú và giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, xác nhận thông tin đó không bị làm giả・chỉnh sửa. Cơ chế là hiển thị thông tin ghi trong chip IC lên màn hình, đối chiếu với nội dung in trên mặt thẻ, nhờ đó dễ dàng xác nhận có giả mạo hay không.

Cục cũng công bố bản đặc tả kỹ thuật đọc chip IC, hướng đến các tình huống xác minh danh tính tại doanh nghiệp tư nhân như tổ chức tài chính hay nhà mạng viễn thông. Mục đích là: khi doanh nghiệp tư nhân kiểm tra chắc chắn, sẽ ngăn ngừa được các giao dịch gian lận và góp phần bảo vệ những người nước ngoài chân chính.

Hệ điều hành hỗ trợ và cách tải

Phân loại	Hệ điều hành hỗ trợ	Nơi tải
Máy tính	Windows 11 (ARM, x64)	Microsoft Store
Máy tính	macOS 13 trở lên (Mac dùng chip Apple M1 trở lên)	Mac App Store
Điện thoại	Android 12.0 trở lên	Google Play
Điện thoại	iOS 16.0 trở lên	App Store

Khi dùng trên máy tính cần đầu đọc thẻ IC không tiếp xúc hỗ trợ APDU mở rộng. Trang hỗ trợ có liệt kê các đầu đọc đã được kiểm chứng như “uTrust4701F” của NTT Communications, “RC-S300” của Sony, “USB-NFC4” của I-O DATA. Khi dùng trên điện thoại cần thiết bị hỗ trợ NFC Type B. Hướng dẫn sử dụng cho từng phiên bản hệ điều hành cũng được công bố tại trang này.

Lưu ý: Nhất định phải dùng phiên bản mới nhất. Thẻ cư trú mẫu mới bắt đầu cấp từ 14/6/2026 không thể đọc được bằng phiên bản ứng dụng cũ.

Các mục hiện chưa hiển thị đối với thẻ mẫu mới

Theo trang hỗ trợ, các mục đã bị bỏ khỏi mặt thẻ mẫu mới là “thời gian lưu trú”, “loại giấy phép” và “ngày cấp phép” thì tại thời điểm 23/6/2026 cũng chưa hiển thị được trên ứng dụng. Cục cho biết dự kiến phát hành bản cải tiến có thể hiển thị các mục này, với mốc thời gian là tháng 9/2026 (Reiwa 8). Trong thời gian đó, nếu cần xác nhận bản thân thời gian lưu trú thì phải xem thời gian lưu trú ghi trên phiếu cư dân (住民票).

Ngoài ra, thẻ cư trú đặc định (特定在留カード) có chức năng thẻ My Number nên cũng có thể đọc thông tin thời gian lưu trú v.v. bằng “Ứng dụng xác nhận trực tiếp” của Cục Kỹ thuật số (tại thời điểm tháng 6/2026 chỉ hỗ trợ bản iOS).

Khi đọc dữ liệu chip IC, xin lưu ý rằng theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, cần thông báo hoặc công bố mục đích sử dụng.

Xác nhận hiệu lực số thẻ cư trú bằng tra cứu thông tin hết hiệu lực

Cục Quản lý xuất nhập cảnh công khai trên internet thông tin số thẻ cư trú・giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt đã hết hiệu lực. Chỉ cần nhập số thẻ và ngày hết hạn hiệu lực, có thể xác nhận số đó đã hết hiệu lực hay chưa.

• Địa chỉ tra cứu (đã đổi từ ngày 5/1/2026): https://lapse-immi.moj.go.jp/html/top.html
• Từ ngày 14/11/2025 (Reiwa 7), có thể sử dụng chức năng tra cứu thông tin hết hiệu lực ngay trong ứng dụng đọc thẻ cư trú
• Mỗi ngày từ 20h đến 23h (khoảng 3 tiếng) không sử dụng được do cập nhật dữ liệu
• Từ ngày 5/1/2026, truy cập từ địa chỉ IP nước ngoài hoặc qua VPN・proxy bị hạn chế

Quan trọng: Cục Quản lý xuất nhập cảnh nêu rõ rằng do tồn tại hàng giả lợi dụng số thẻ có thật, kết quả tra cứu không chứng minh hoàn toàn tính hợp lệ của bản thân tấm thẻ. Vì vậy cần kết hợp tra cứu thông tin hết hiệu lực, ứng dụng đọc thẻ và kiểm tra các biện pháp chống giả mạo trên mặt thẻ.

Khi cấp lại do mất hoặc cấp mới, số thẻ sẽ thay đổi và số cũ hết hiệu lực. Ngay cả khi hiển thị “không hợp lệ”, thẻ được phát hành trong ngày cũng có thể hiển thị tương tự do chậm cập nhật dữ liệu, nên không nên kết luận ngay là giả mà cần xác minh thực tế.

Sự xuất hiện của thẻ cư trú đặc định và ảnh hưởng đến thực tiễn kiểm tra

Từ ngày 14/6/2026 (Reiwa 8), “thẻ cư trú đặc định” cho phép tích hợp thẻ cư trú với thẻ My Number đã bắt đầu được vận hành.

Hạng mục	Nội dung
Bắt đầu vận hành	Ngày 14/6/2026 (Reiwa 8)
Đối tượng	Người cư trú trung – dài hạn hoặc người vĩnh trú đặc biệt có ghi trong sổ cư dân cơ bản
Việc lấy thẻ	Tự nguyện (cũng có thể giữ 2 thẻ: thẻ cư trú và thẻ My Number)
Cách nộp đơn	Không hỗ trợ nộp trực tuyến, phải nộp và nhận tại quầy
Thời gian cấp	Từ khi nộp đến khi nhận nhanh nhất cũng khoảng 2 tuần

Về thời hạn hiệu lực cũng cần lưu ý. Ngày hết hạn hiệu lực của chức năng thẻ My Number là đến ngày hết hạn thời gian lưu trú vốn có, và cần làm thủ tục thay đổi thời hạn hiệu lực tại thành phố・quận・thị trấn trước khi hết hạn. Ngoài ra, chứng thư điện tử của thẻ My Number đang giữ trước đó sẽ hết hiệu lực khoảng 1 tuần trước khi nhận thẻ cư trú đặc định.

Đối với thực tiễn doanh nghiệp, điều này có nghĩa là nhiều mẫu thẻ sẽ cùng tồn tại khi nhân viên xuất trình. Dù là thẻ cư trú mẫu cũ, mẫu mới hay thẻ cư trú đặc định, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra với độ chính xác như nhau, nên việc chuẩn hóa quy trình đọc chip IC là sự chuẩn bị thực tế nhất.

Tội tiếp tay lao động bất hợp pháp — “không biết” không được miễn trách

Điều 73-2 khoản 1 Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định người thuộc một trong các trường hợp sau sẽ bị phạt tù giam đến 3 năm hoặc phạt tiền đến 3 triệu yên, hoặc áp dụng đồng thời cả hai.

1. Người để người nước ngoài thực hiện hoạt động lao động bất hợp pháp trong hoạt động kinh doanh
2. Người đặt người nước ngoài dưới sự chi phối của mình nhằm để họ thực hiện hoạt động lao động bất hợp pháp
3. Người môi giới một cách có tổ chức, thường xuyên đối với hành vi nêu trên

Điều mang tính quyết định đối với doanh nghiệp là khoản 2.

Điều 73-2 khoản 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh (tóm lược): Người thực hiện hành vi thuộc các mục của khoản trên không thể thoát khỏi hình phạt với lý do không biết các tình tiết sau: ① hoạt động của người nước ngoài đó là hoạt động kinh doanh có thu nhập hoặc hoạt động nhận thù lao không thuộc phạm vi tư cách cư trú; ② người đó chưa được cấp phép hoạt động ngoài tư cách; ③ người đó thuộc diện cư trú quá hạn v.v. Tuy nhiên, khi không có lỗi vô ý thì không áp dụng quy định này.

Nói cách khác, lời biện minh “không biết” về nguyên tắc không được chấp nhận, chỉ được miễn trách khi được công nhận là không có lỗi vô ý. Ngược lại, việc quy định thành quy trình cố định gồm kiểm tra chip IC thẻ cư trú và tra cứu thông tin hết hiệu lực, rồi lưu giữ kết quả, chính là nền tảng để giải thích rằng mình không có lỗi. Về rủi ro bị hủy tư cách theo chế độ, xin tham khảo Rủi ro bị hủy visa kỹ sư・tri thức nhân văn・nghiệp vụ quốc tế.

Cần kiểm tra gì khi tuyển dụng và khi gia hạn

Mục kiểm tra	Nơi xem	Điểm lưu ý thực tế
Ngày hết hạn hiệu lực của thẻ cư trú	Mặt thẻ／chip IC	Là hạn của bản thân tấm thẻ, khác với ngày hết hạn thời gian lưu trú
Ngày hết hạn thời gian lưu trú	Mặt thẻ／chip IC	Kiểm tra nhu cầu gia hạn trước 2〜3 tháng
Tư cách cư trú	Mặt thẻ／chip IC	Xét xem công việc dự kiến giao có nằm trong phạm vi tư cách cư trú không
Có hay không hạn chế lao động	Mặt thẻ／chip IC	Cho biết có được phép làm việc và phạm vi được phép
Có giấy phép hoạt động ngoài tư cách hay không	Mặt thẻ／chip IC	Bắt buộc với người có tư cách「留学」「家族滞在」khi đi làm
Hiệu lực của số thẻ cư trú	Tra cứu thông tin hết hiệu lực	Nhập số thẻ và ngày hết hạn hiệu lực để tra
Chip IC có khớp với mặt thẻ không	Ứng dụng đọc thẻ	Nếu khác nhau, nghi ngờ giả mạo và liên hệ Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương

Phạm vi của giấy phép hoạt động ngoài tư cách

Giấy phép hoạt động ngoài tư cách dựa trên Điều 19 Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Giấy phép bao quát đối với tư cách cư trú「留学」có điều kiện là trong vòng 28 giờ mỗi tuần (trong kỳ nghỉ dài của cơ sở giáo dục là trong vòng 8 giờ mỗi ngày). Ngoài ra, giấy phép bao quát cấp cho「留学」「家族滞在」v.v. được cấp với điều kiện không quá 28 giờ/tuần và nơi làm việc không kinh doanh ngành nghề giải trí người lớn.

Cạm bẫy: Khi làm nhiều nơi, 28 giờ/tuần được tính bằng tổng cộng tất cả nơi làm việc. Dù thời gian làm tại công ty quý vị dưới 28 giờ, nếu cộng với nơi khác vượt quá thì vẫn có thể là lao động bất hợp pháp. Nên xác nhận và ghi lại việc có nơi làm việc khác và số giờ ngay khi tuyển dụng.

Xử lý khi đang trong quá trình gia hạn thời gian lưu trú

Trường hợp đã quá ngày hết hạn thời gian lưu trú nhưng chưa có kết quả gia hạn không hề hiếm. Theo Điều 20 khoản 6 (gia hạn thời gian lưu trú áp dụng tương tự theo Điều 21 khoản 4), nếu đơn đã được nộp trước ngày hết hạn thì người đó được tiếp tục lưu trú với tư cách cư trú cũ cho đến thời điểm có quyết định, hoặc thời điểm kết thúc ngày thứ 2 tháng kể từ ngày hết hạn cũ, tùy thời điểm nào đến sớm hơn.

Khi đó, việc đang nộp đơn được ghi trên thẻ cư trú. Tra cứu thông tin hết hiệu lực cũng hiển thị là chưa hết hiệu lực, qua đó xác nhận được là đang trong quá trình xét duyệt. Tuy nhiên cách xử lý sẽ khác nếu quá 2 tháng vẫn chưa có quyết định, nên quản lý thời hạn là bắt buộc.

Quan hệ với khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài

Song song với việc kiểm tra chip IC, không được quên khai báo với Hello Work. Điều 28 khoản 1 Luật Xúc tiến tổng hợp chính sách lao động quy định chủ sử dụng lao động, khi mới tuyển dụng người nước ngoài hoặc khi người nước ngoài đang thuê nghỉ việc, phải xác nhận họ tên・tư cách cư trú・thời gian lưu trú và các mục khác rồi mới khai báo với Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi. Nghĩa là nghĩa vụ kiểm tra đã được lồng ngay trong nghĩa vụ khai báo.

Phân loại	Khi tuyển dụng	Khi nghỉ việc
Người thuộc diện bảo hiểm việc làm	Đến ngày 10 tháng sau	Trong vòng 10 ngày kể từ ngày hôm sau ngày nghỉ việc
Người không thuộc diện bảo hiểm việc làm	Đến ngày cuối tháng sau	Đến ngày cuối tháng sau

• Đối tượng: người lao động nước ngoài, trừ người có tư cách cư trú「外交」「公用」và người vĩnh trú đặc biệt
• Cách xác nhận: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi hướng dẫn “hãy yêu cầu người lao động nước ngoài xuất trình thẻ cư trú hoặc hộ chiếu v.v. để xác nhận các mục cần khai báo”
• Chế tài: không khai báo hoặc khai báo gian dối sẽ bị phạt tiền đến 300.000 yên (Điều 40 khoản 1 mục 2 Luật Xúc tiến tổng hợp chính sách lao động; theo khoản 2 cùng điều, pháp nhân cũng bị phạt tiền)

Chuẩn bị thế nào trong thực tế

1. Văn bản hóa quy trình kiểm tra. Đưa 3 bước “nhìn mặt thẻ → dùng ứng dụng đối chiếu chip IC với mặt thẻ → tra cứu thông tin hết hiệu lực” vào sổ tay quy trình tuyển dụng.
2. Lưu giữ hồ sơ kiểm tra. Ghi lại ngày kiểm tra, người kiểm tra, phương pháp và kết quả. Việc lưu lại sự kiện “đã xác nhận màn hình ứng dụng khớp với mặt thẻ” sẽ giúp giải thích rằng công ty không có lỗi vô ý.
3. Chuẩn bị thiết bị. Nếu vận hành trên máy tính, trang bị đầu đọc thẻ IC hỗ trợ APDU mở rộng; nếu vận hành trên điện thoại, trang bị thiết bị hỗ trợ NFC Type B.
4. Giữ ứng dụng ở phiên bản mới nhất. Thẻ mẫu mới không đọc được bằng bản cũ. Sau khi bản cải tiến (dự kiến tháng 9/2026) được phát hành, hãy cập nhật ngay.
5. Quản lý thời hạn. Ghi ngày hết hạn thời gian lưu trú vào lịch và kiểm tra nhu cầu gia hạn trước 2〜3 tháng. Về khai báo và giấy chứng nhận tư cách lao động khi tiếp nhận người chuyển việc, xin xem Thủ tục khi chuyển việc với visa kỹ sư・tri thức nhân văn・nghiệp vụ quốc tế.
6. Kiểm tra sự phù hợp giữa tư cách cư trú và nội dung công việc. Dù thẻ là thật, nếu nội dung công việc nằm ngoài phạm vi tư cách cư trú thì vẫn là lao động bất hợp pháp. Về thể chế mà doanh nghiệp cần có, xin xem Yêu cầu và lưu ý đối với doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự kỹ sư・tri thức nhân văn・nghiệp vụ quốc tế; về nghĩa vụ khi tiếp nhận theo diện kỹ năng đặc định, xin xem Nghĩa vụ của doanh nghiệp tiếp nhận lao động kỹ năng đặc định.

Tổng kết

Việc kiểm tra thẻ cư trú đang chuyển từ “nhìn” sang “đọc”. Cục Quản lý xuất nhập cảnh phát hành miễn phí ứng dụng đọc thẻ cư trú từ ngày 25/12/2020, và từ ngày 14/11/2025 có thể dùng chức năng tra cứu thông tin hết hiệu lực ngay trong ứng dụng. Với sự xuất hiện của thẻ mẫu mới và thẻ cư trú đặc định từ ngày 14/6/2026, thông tin không thể biết được nếu chỉ nhìn mặt thẻ đã tăng lên, nên xác nhận số bằng chip IC có thể coi là tiêu chuẩn trên thực tế.

Tội tiếp tay lao động bất hợp pháp không được miễn trách vì “không biết” (Điều 73-2 khoản 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Thiết lập quy trình kiểm tra và lưu giữ hồ sơ — đó chính là sự chuẩn bị chắc chắn nhất và tiết kiệm nhất để bảo vệ công ty khỏi rủi ro bị phạt tù giam đến 3 năm hoặc phạt tiền đến 3 triệu yên.

Dịch vụ hỗ trợ của văn phòng chúng tôi

Về việc xây dựng thể chế tuân thủ pháp luật trong tuyển dụng người nước ngoài, thiết lập quy trình kiểm tra tư cách cư trú và quản lý thời hạn lưu trú, xin hãy tin tưởng giao cho Văn phòng Hành chính thư sĩ Kaneko Hidetaka.

• Thành tích tỷ lệ được cấp phép 98%
• Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật・Tiếng Trung・Tiếng Việt・Tiếng Anh
• Tư vấn lần đầu miễn phí
• Phục vụ toàn quốc, trọng tâm là Chiba・Tokyo (có thể tư vấn trực tuyến)

Liên hệ tại đây