Lịch nghĩa vụ khai báo của công ty tuyển dụng người nước ngoài｜Cục Nhập cư và Hello Work: khi nào, ở đâu, nộp gì

Khi tuyển dụng người nước ngoài, công ty phát sinh nghĩa vụ khai báo. Thế nhưng không hiếm trường hợp vận hành mà vẫn lẫn lộn 「nộp cho Cục Nhập cư hay nộp cho Hello Work」「bản thân người lao động nộp hay công ty nộp」. Bài viết này, sau khi xác nhận điều luật căn cứ và thời hạn bằng thông tin gốc, sẽ lập bảng ai・nộp ở đâu・đến khi nào・nộp gì theo từng tình huống như tuyển dụng, gia hạn, chuyển việc, đổi tên công ty, giải thể.

Nguồn tham khảo: e-Gov Tra cứu pháp lệnh 「Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn」(Chính lệnh số 319 năm Showa 26) Điều 19-7, 19-9, 19-16, 19-17, 19-18, 71-2, 71-5 ／「Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn」Điều 19-16, bảng phụ lục số 3 của 4 ／「Luật Thúc đẩy tổng hợp chính sách lao động và ổn định việc làm・nâng cao đời sống nghề nghiệp của người lao động」(Luật số 132 năm Showa 41) Điều 28, Điều 40 ／ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú 「Thủ tục khai báo của cơ quan trực thuộc」「Khai báo về việc tiếp nhận người lưu trú trung dài hạn」「Khai báo về cơ quan trực thuộc (hoạt động)」「Khai báo về cơ quan trực thuộc (hợp đồng)」「Q&A khai báo về cơ quan trực thuộc・khai báo của cơ quan trực thuộc」「Khai báo của cơ quan tiếp nhận đặc định kỹ năng・cơ quan hỗ trợ đăng ký」「Về phương pháp xác nhận thời gian lưu trú theo thẻ lưu trú mẫu mới」／ Bộ Y tế・Lao động・Phúc lợi 「Về khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài」

Có 2 nơi khai báo — vì là chế độ riêng nên cần cả hai

Điều đầu tiên xin quý vị nắm là chế độ khai báo liên quan đến tuyển dụng người nước ngoài cùng tồn tại dựa trên 2 luật khác nhau. Không phải nộp cái này thì được miễn cái kia (tuy nhiên, như nói sau, phía Cục Nhập cư có ngoại lệ loại trừ áp dụng).

Mục	Khai báo cho Cục Nhập cư	Khai báo cho Hello Work
Luật căn cứ	Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn (Luật Nhập cư) Điều 19-16・19-17・19-18	Luật Thúc đẩy tổng hợp chính sách lao động và ổn định việc làm・nâng cao đời sống nghề nghiệp của người lao động, Điều 28 khoản 1
Mục đích	Quản lý lưu trú (nắm bắt hoạt động có phù hợp với tư cách lưu trú không)	Cải thiện quản lý tuyển dụng・hỗ trợ tái tuyển dụng
Người có nghĩa vụ chính	Bản thân người nước ngoài (Điều 19-16)／Cơ quan tiếp nhận (Điều 19-17・19-18)	Chủ sử dụng lao động
Nơi nộp	Cục trưởng Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (Cục địa phương・hệ thống khai báo điện tử), địa chỉ cư trú nộp cho thành phố・quận	Hello Work quản lý cơ sở kinh doanh
Chế tài	Vi phạm nghĩa vụ khai báo của bản thân phạt đến 200.000 yên (Điều 71-5 mục 3). Điều 19-17 không có chế tài	Phạt đến 300.000 yên (Điều 40 khoản 1 mục 2). Có quy định phạt kép

Trường hợp công ty khai báo cho Cục Nhập cư là hạn chế

Đây là điểm bị hiểu nhầm nhất trong thực vụ. Điều 19-17 Luật Nhập cư quy định các cơ quan tiếp nhận người lưu trú trung dài hạn 「phải nỗ lực khai báo」về việc bắt đầu・kết thúc tiếp nhận. Và Điều 19-16 khoản 1 của Quy tắc thi hành Luật Nhập cư đã loại trừ minh văn những chủ sử dụng lao động phải khai báo theo Điều 28 khoản 1 Luật Thúc đẩy tổng hợp chính sách lao động ra khỏi các cơ quan đối tượng đó.

Q&A của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú giải thích điểm này rằng 「Cơ quan đã bị bắt buộc nộp khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài, nếu đã nộp khai báo đó thì không cần nộp thêm khai báo của cơ quan trực thuộc cho Cục Nhập cư」.

Nghĩa là, công ty bình thường tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên, nếu đã nộp khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài cho Hello Work, thì không cần nộp trùng 「khai báo của cơ quan trực thuộc」cho Cục Nhập cư. Vậy ai là người khai báo theo Điều 19-17? Đó là các cơ quan như sau.

• Cơ quan tiếp nhận không kèm quan hệ lao động (như khi người nước ngoài nhậm chức thành viên ban giám đốc — trường hợp không phát sinh nghĩa vụ khai báo cho Hello Work)
• Cơ quan tiếp nhận người có tư cách lưu trú 「Tu nghiệp」(研修)
• Cơ quan giáo dục tiếp nhận người có tư cách lưu trú 「Du học」(留学) (ngoài việc bắt đầu・kết thúc tiếp nhận, còn cần khai báo tình hình tiếp nhận tại thời điểm ngày 1 tháng 5 và ngày 1 tháng 11 hằng năm)

Thời hạn đều là trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh lý do. Các mục khai báo được quy định tại bảng phụ lục số 3 của 4 của Quy tắc thi hành Luật Nhập cư, chỉ giới hạn ở 2 việc là bắt đầu tiếp nhận và kết thúc tiếp nhận. Việc tên gọi hay địa chỉ công ty thay đổi không nằm trong lý do khai báo của phía cơ quan.

Ngoài ra Điều 19-17 được quy định dưới hình thức nghĩa vụ nỗ lực, không có chế tài. Tuy vậy Cục cũng hướng dẫn rằng, dù không khai báo cũng không bị áp hình phạt, nhưng việc xét duyệt lưu trú có thể trở nên thận trọng hơn. Xin hiểu rằng không có lý do tích cực nào để không khai báo.

Khai báo mà bản thân người nước ngoài thực hiện — công ty không thể nộp thay

Mặt khác, khai báo mà Điều 19-16 Luật Nhập cư v.v. quy định thì người có nghĩa vụ là bản thân người nước ngoài. Đây không phải loại công ty nộp thay được, vai trò của công ty là 「thúc giục bản thân người lao động khai báo trong thời hạn, và trao thông tin cần thiết (thương hiệu hay địa chỉ mới v.v.)」.

Loại khai báo	Đối tượng	Lý do	Thời hạn・nơi nộp	Căn cứ
Khai báo địa chỉ cư trú	Người lưu trú trung dài hạn	Quyết định địa chỉ sau khi mới nhập cảnh, thay đổi địa chỉ	Trong 14 ngày・thành phố・quận (nộp thẻ lưu trú)	Điều 19-7 khoản 1, Điều 19-9 khoản 1
Khai báo về cơ quan trực thuộc (hoạt động)	Giáo sư, Kỹ năng cao độ chuyên môn 1 hạng ハ・2 hạng (ハ), Kinh doanh・Quản lý, Nghiệp vụ pháp luật・kế toán, Y tế, Giáo dục, Chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp, Thực tập kỹ năng, Du học, Tu nghiệp	Thay đổi tên gọi・địa chỉ cơ quan hoạt động, tiêu diệt, rời khỏi, chuyển sang	Trong 14 ngày・Cục trưởng Cục QLXNC và lưu trú	Điều 19-16 mục 1
Khai báo về cơ quan trực thuộc (hợp đồng)	Kỹ năng cao độ chuyên môn 1 hạng イ・ロ, 2 hạng (イ・ロ), Nghiên cứu, Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, Điều dưỡng, Biểu diễn, Kỹ năng, Kỹ năng đặc định	Thay đổi tên gọi・địa chỉ cơ quan hợp đồng, tiêu diệt, kết thúc hợp đồng, ký hợp đồng mới	Trong 14 ngày・Cục trưởng Cục QLXNC và lưu trú	Điều 19-16 mục 2
Khai báo về vợ/chồng	Lưu trú theo gia đình (vợ/chồng), Vợ/chồng của người Nhật v.v., Vợ/chồng của người vĩnh trú v.v.	Ly hôn hoặc tử biệt với vợ/chồng	Trong 14 ngày・Cục trưởng Cục QLXNC và lưu trú	Điều 19-16 mục 3

Nếu không khai báo thì phạt tiền đến 200.000 yên (Điều 71-5 mục 3), nếu khai báo gian dối thì phạt tù giam đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên (Điều 71-2 mục 1). Việc bỏ bê khai báo cũng có thể trở thành yếu tố xem xét hủy bỏ tư cách lưu trú, xin quý vị cùng xem Hủy bỏ tư cách lưu trú (Điều 22-4 Luật Nhập cư) và nghĩa vụ khai báo. Khai báo có thể thực hiện qua Internet (hệ thống khai báo điện tử), nộp trực tiếp tại quầy, hoặc gửi bưu điện.

Khai báo cho Hello Work — khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài

Cái mà công ty nhất định phải làm là cái này. Điều 28 khoản 1 Luật Thúc đẩy tổng hợp chính sách lao động bắt buộc chủ sử dụng lao động, khi mới tuyển dụng người nước ngoài và khi người nước ngoài mình tuyển dụng thôi việc, phải xác nhận họ tên・tư cách lưu trú・thời gian lưu trú cùng các mục khác và khai báo cho Bộ trưởng Y tế・Lao động・Phúc lợi. Xin lưu ý cả tuyển dụng lẫn thôi việc đều là đối tượng.

Phân loại	Mẫu đơn	Thời hạn tuyển dụng	Thời hạn thôi việc
Trường hợp trở thành người được bảo hiểm việc làm	Ghi vào cột ghi chú của Đơn xin cấp tư cách người được bảo hiểm việc làm (mẫu số 2)／Đơn mất tư cách (mẫu số 4)	Đến ngày 10 tháng sau	Trong 10 ngày kể từ ngày hôm sau khi thôi việc
Trường hợp không trở thành người được bảo hiểm việc làm	Đơn khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài (mẫu số 3)	Đến ngày cuối tháng sau	Đến ngày cuối tháng sau

Đối tượng là người không có quốc tịch Nhật Bản, người có tư cách lưu trú 「Ngoại giao」「Công vụ」và người vĩnh trú đặc biệt không phải là đối tượng. Việc làm thêm của du học sinh cũng là đối tượng, khi đó cần xác nhận đã có giấy phép hoạt động ngoài tư cách. Nếu không khai báo, hoặc khai báo gian dối, thì thuộc đối tượng phạt tiền đến 300.000 yên (Điều 40 khoản 1 mục 2), và theo quy định phạt kép tại khoản 2 của điều này, pháp nhân cũng bị áp cùng hình phạt. Trình tự xác nhận thẻ lưu trú và quan hệ với tội trợ giúp lao động bất hợp pháp được sắp xếp chi tiết tại Kế hoạch không người lưu trú bất hợp pháp là gì｜Đối ứng thực vụ doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài nên làm ngay.

Xin lưu ý mẫu mới của thẻ lưu trú. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cho biết thẻ lưu trú mẫu mới được cấp từ ngày 14 tháng 6 năm Reiwa 8 (2026) trở đi không có thông tin thời gian lưu trú in trên mặt thẻ, trước mắt hãy xác nhận bằng thời gian lưu trú ghi trên phiếu cư dân (juminhyo). Bản cập nhật của ứng dụng đọc thẻ dự kiến phát hành vào khoảng tháng 9 năm Reiwa 8. Vì khai báo cần ghi thời gian lưu trú, hãy chia sẻ trong nội bộ về sự thay đổi phương pháp xác nhận.

Kỹ năng đặc định・Thực tập kỹ năng・cơ quan hỗ trợ đăng ký là hệ thống riêng

Tùy tư cách lưu trú, ngoài những điều trên còn có chế độ khai báo riêng.

Khai báo của cơ quan tiếp nhận đặc định kỹ năng là nghĩa vụ luật định theo Điều 19-18 Luật Nhập cư, khác về tính chất với Điều 19-17 vốn chỉ dừng ở nghĩa vụ nỗ lực. Khai báo tùy thời về thay đổi・kết thúc・ký mới hợp đồng lao động, thay đổi kế hoạch hỗ trợ, khi trở nên khó tiếp nhận v.v. là trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh lý do. Về khai báo định kỳ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cho biết từ ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 8 (2026) đã sửa việc nộp theo từng quý trước đây thành nộp 1 lần/năm (đến ngày 31 tháng 5 năm sau) với kỳ đối tượng từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3 năm sau. Cơ quan hỗ trợ đăng ký cũng có khai báo về tình hình thực hiện hỗ trợ. Chi tiết xin xem Nghĩa vụ của doanh nghiệp tiếp nhận kỹ năng đặc định｜Toàn bộ về kế hoạch hỗ trợ và khai báo.

Thực tập kỹ năng là khuôn khổ riêng dựa trên Luật Thực tập kỹ năng chứ không phải Luật Nhập cư, yêu cầu báo cáo cho Tổ chức Thực tập kỹ năng người nước ngoài (OTIT). Ngoài ra, chế độ Lao động nuôi dưỡng kỹ năng (育成就労) — vốn giải thể phát triển chế độ thực tập kỹ năng — dự kiến bắt đầu tiếp nhận từ ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 9 (2027).

Lịch khai báo theo từng tình huống

Để dùng được ngay trong thực vụ, chúng tôi sắp xếp theo từng tình huống. Cột 「Công ty→Cục Nhập cư」dựa trên tiền đề rằng chủ sử dụng lao động có nghĩa vụ khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài về nguyên tắc được loại trừ áp dụng.

Tình huống	Công ty→Cục Nhập cư (Điều 19-17)	Bản thân→Cục Nhập cư (Điều 19-16 v.v.)	Công ty→Hello Work (Điều 28)
Khi tuyển dụng người nước ngoài	Về nguyên tắc không cần (loại trừ áp dụng). Tiếp nhận nhậm chức・tu nghiệp・du học thì khai báo bắt đầu tiếp nhận trong 14 ngày	Trường hợp chuyển việc・hợp đồng mới thì khai báo 「ký hợp đồng mới」trong 14 ngày	Người được bảo hiểm đến ngày 10 tháng sau／người không được bảo hiểm đến ngày cuối tháng sau
Khi gia hạn thời gian lưu trú	Không có lý do khai báo	Không có lý do khai báo (nộp đơn gia hạn trước khi hết hạn)	Không có lý do khai báo
Khi thay đổi tư cách lưu trú	Không có lý do khai báo	Nếu phát sinh thay đổi cơ quan hợp đồng thì thuộc diện (trong 14 ngày)	Chỉ khi tương ứng 「tuyển dụng」
Khi bản thân chuyển việc・thôi việc	Về nguyên tắc không cần (loại trừ áp dụng). Cơ quan không thuộc loại trừ thì khai báo kết thúc tiếp nhận trong 14 ngày	Khai báo 「kết thúc hợp đồng」trong 14 ngày. Với nơi làm mới khai báo 「ký hợp đồng mới」trong 14 ngày	Khai báo thôi việc (người được bảo hiểm trong 10 ngày kể từ hôm sau／người không được bảo hiểm đến ngày cuối tháng sau)
Khi thương hiệu・địa chỉ công ty thay đổi	Không nằm trong lý do khai báo	Khai báo thay đổi tên gọi・địa chỉ cơ quan hợp đồng (hoạt động) trong 14 ngày	Không có lý do khai báo
Khi công ty tiêu diệt (giải thể・sáp nhập v.v.)	Khai báo kết thúc tiếp nhận trong 14 ngày (cơ quan không thuộc loại trừ)	Khai báo cơ quan hợp đồng tiêu diệt trong 14 ngày	Khai báo thôi việc
Khi bản thân chuyển nhà	—	Khai báo thay đổi địa chỉ trong 14 ngày・cho thành phố・quận	—
Khi bản thân ly hôn・tử biệt	—	Khai báo về vợ/chồng trong 14 ngày (người có tư cách lưu trú đối tượng)	—

3 điểm thường bị bỏ sót

Điểm thứ nhất là tài liệu công ty chuẩn bị khi gia hạn. Gia hạn thời gian lưu trú không phải lý do khai báo, nhưng đơn xin cần tài liệu của phía công ty. Tùy tình hình nộp văn bản quyết toán mà việc phán định hạng mục (category) thay đổi, tài liệu cần thiết cũng thay đổi, nên hãy bắt đầu chuẩn bị vào khoảng 3 tháng trước khi hết hạn. Chi tiết xin xem Danh sách kiểm tra để không bị từ chối khi gia hạn visa Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế.

Điểm thứ hai là khai báo khi thôi việc. Khai báo khi tuyển dụng thường được lồng vào thủ tục nhân sự, nhưng khai báo khi thôi việc là mục dễ sót. Khai báo thôi việc cho Hello Work có thời hạn ngắn, trường hợp là người được bảo hiểm việc làm thì trong 10 ngày kể từ ngày hôm sau khi thôi việc. Đồng thời, hãy truyền đạt cho bản thân người lao động rằng cần khai báo 「kết thúc hợp đồng」(trong 14 ngày). Toàn cảnh thủ tục kèm chuyển việc được tổng hợp tại Thủ tục khi chuyển việc với visa Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế.

Điểm thứ ba là khai báo khi đổi tên công ty・chuyển trụ sở chính. Vì phía công ty không có nghĩa vụ khai báo, nên vấn đề khai báo thường không được ý thức và bị bỏ mặc. Người mang nghĩa vụ khai báo trong tình huống này là bản thân người nước ngoài, thời hạn là trong 14 ngày. Nên xây dựng cơ chế: khi công ty thay đổi đăng ký thì thông báo thương hiệu・địa chỉ mới cho nhân viên đối tượng.

Chuẩn bị thực vụ thế nào

Phần lớn việc sót khai báo phát sinh từ sự thiếu vắng cơ chế chứ không phải từ kiến thức. Chỉ cần chuẩn bị 3 điểm sau, thực vụ sẽ ổn định hơn nhiều.

Thứ nhất, hãy lập danh sách nhân viên người nước ngoài, quản lý tập trung họ tên・tư cách lưu trú・ngày hết hạn thời gian lưu trú・có phải người được bảo hiểm việc làm hay không. Thứ hai, hãy gắn các mục kiểm tra khai báo vào các sự kiện nội bộ như tuyển dụng・thôi việc・thay đổi đăng ký. Thứ ba, với khai báo mà bản thân người lao động thực hiện, khi định hướng nhập công ty hãy nhất định hướng dẫn thời hạn 14 ngày, và truyền đạt cả cách dùng hệ thống khai báo điện tử. Toàn cảnh về thể chế mà phía doanh nghiệp tiếp nhận cần có, xin cùng tham khảo Yêu cầu và lưu ý của phía doanh nghiệp tuyển dụng nhân lực Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế.

Khai báo đều tính từ 「ngày phát sinh lý do」. Không phải ngày quyết định nội bộ được duyệt, cũng không phải ngày hồ sơ chuyển đến bộ phận tổng vụ. Sự lệch nhận thức về ngày khởi tính là nguyên nhân nhiều nhất của việc quá hạn.

Tổng kết

Nghĩa vụ khai báo của công ty tuyển dụng người nước ngoài chia thành 2 hệ thống là Cục Nhập cư và Hello Work. Khi tuyển làm nhân viên, khai báo mà công ty nộp cho Cục Nhập cư về nguyên tắc được loại trừ áp dụng, nghĩa vụ của công ty tập trung vào khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài cho Hello Work. Thời hạn của nó, nếu là người được bảo hiểm việc làm thì tuyển dụng đến ngày 10 tháng sau・thôi việc trong 10 ngày kể từ hôm sau, nếu không phải người được bảo hiểm thì cả tuyển dụng lẫn thôi việc đến ngày cuối tháng sau.

Mặt khác, khai báo kèm theo đổi tên công ty・chuyển trụ sở chính, chuyển việc・thôi việc là nghĩa vụ của bản thân người nước ngoài, thời hạn đều trong 14 ngày. Chính vì công ty không có nghĩa vụ nên lĩnh vực này dễ sót, hãy cân nhắc cơ chế gắn sự kiện nội bộ với khai báo. Về các cách xử lý cá biệt hay mẫu đơn mới nhất không ghi trong bài này, xin xác nhận tại trang chủ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cùng Bộ Y tế・Lao động・Phúc lợi.

Hỗ trợ của văn phòng chúng tôi

Về tư vấn khai báo・thủ tục lưu trú kèm theo tuyển dụng người nước ngoài, xin hãy tin tưởng giao cho Văn phòng Hành chính Thư sĩ Kaneko Hidetaka.

• Thành tích tỷ lệ cấp phép 98%
• Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật・tiếng Trung・tiếng Việt・tiếng Anh
• Tư vấn lần đầu miễn phí
• Lấy Chiba・Tokyo làm trung tâm, hỗ trợ toàn quốc (có thể tư vấn trực tuyến)

Liên hệ tại đây