僱用外國人企業的申報義務行事曆｜入管與公共職業安定所，何時、向何處、申報什麼

僱用外國人之後，公司即產生申報義務。然而實務上，「該向入管提出還是向公共職業安定所提出」「由本人提出還是由公司提出」經常被混淆。本文先以第一手資訊確認依據條文與期限，再按到職、更新、跳槽、變更商號、歇業等場景，一覽由誰、向何處、於何時之前、提出什麼。

參考來源： e-Gov法令檢索「出入國管理及難民認定法」（昭和26年政令第319號）第19條之7、第19條之9、第19條之16、第19條之17、第19條之18、第71條之2、第71條之5／「出入國管理及難民認定法施行規則」第19條之16、別表第三之四／「關於綜合推進勞動政策及穩定勞動者僱用與充實職業生活等之法律」（昭和41年法律第132號）第28條、第40條／出入國在留管理廳「所屬機關申報手續」「關於中長期在留者接收之申報」「所屬（活動）機關相關申報」「所屬（契約）機關相關申報」「所屬機關相關申報·所屬機關申報Q&A」「特定技能所屬機關·登錄支援機關之申報」「關於新格式在留卡在留期間之確認方法」／厚生勞動省「關於外國人僱用狀況之申報」

申報對象有兩個 — 制度不同，故兩者皆需

首先請掌握一點：與外國人僱用有關的申報制度，是依據兩部不同的法律並存的。並非提出了其中一方，另一方即獲免除（不過如後所述，入管一方設有例外的適用除外）。

項目	向入管的申報	向公共職業安定所的申報
依據法律	出入國管理及難民認定法（入管法）第19條之16、第19條之17、第19條之18	關於綜合推進勞動政策及穩定勞動者僱用與充實職業生活等之法律 第28條第1項
目的	在留管理（掌握是否從事與在留資格相符的活動）	改善僱用管理、支援再就業
主要義務人	外國人本人（第19條之16）／接收機關（第19條之17、第19條之18）	事業主
申報去處	出入國在留管理廳長官（地方出入國在留管理局、電子申報系統），居住地則為市區町村	管轄事業所的公共職業安定所
罰則	本人違反申報義務處20萬日圓以下罰金（第71條之5第3款）。第19條之17無罰則	30萬日圓以下罰金（第40條第1項第2款）。設有兩罰規定

公司需向入管申報的情形是有限的

這是實務上誤解最多之處。入管法第19條之17規定，接收中長期在留者的機關，對於接收的開始與終止「應努力申報」。而入管法施行規則第19條之16第1項，則以明文將負有勞動政策綜合推進法第28條第1項申報義務的事業主，排除於對象機關之外。

出入國在留管理廳的Q&A對此說明為：「被課予外國人僱用狀況申報提出義務的機關，只要提出該申報，即無須再向入管提出所屬機關申報。」

也就是說，以員工身分僱用外國人的一般公司，只要向公共職業安定所提出了外國人僱用狀況申報，就無須重複提出向入管的「所屬機關申報」。那麼由誰來履行第19條之17的申報呢？是下列這些機關。

• 不伴隨僱用關係而接收的機關（例如外國人就任董事等，不產生公共職業安定所申報義務的情形）
• 接收「研修」在留資格人員的機關
• 接收「留學」在留資格人員的教育機關（除接收的開始與終止外，每年5月1日與11月1日時點的接收狀況亦須申報）

期限一律為自事由發生之日起14日以內。申報事項由入管法施行規則別表第三之四所定，僅限於接收的開始與接收的終止兩項。公司名稱或所在地的變更，並不包含在機關一方的申報事由之中。

另外，第19條之17係以努力義務的形式作出規定，並無罰則。不過該廳提示，即使未提出申報雖不會被科以刑罰，但在留審查有可能變得慎重。請理解為並無不申報的積極理由。

外國人本人提出的申報 — 公司不能代為提出

另一方面，入管法第19條之16等所定的申報，義務人是外國人本人。其性質並非由公司代為提出，公司的角色在於「督促本人於期限內申報，並交付必要的資訊（新的商號、所在地等）」。

申報種類	對象	事由	期限·申報去處	依據
居住地的申報	中長期在留者	新入境後確定居住地、變更居住地	14日以內·市區町村（提出在留卡）	第19條之7第1項、第19條之9第1項
所屬（活動）機關相關申報	教授、高度專門職1號ハ·2號（ハ）、經營·管理、法律·會計業務、醫療、教育、企業內轉勤、技能實習、留學、研修	活動機關名稱·所在地的變更、消滅、脫離、轉籍	14日以內·出入國在留管理廳長官	第19條之16第1款
所屬（契約）機關相關申報	高度專門職1號イ·ロ、同2號（イ·ロ）、研究、技術·人文知識·國際業務、看護、演出、技能、特定技能	契約機關名稱·所在地的變更、消滅、契約終止、締結新契約	14日以內·出入國在留管理廳長官	第19條之16第2款
配偶者相關申報	家族滯在（配偶者）、日本人的配偶者等、永住者的配偶者等	與配偶者離婚或死別	14日以內·出入國在留管理廳長官	第19條之16第3款

未申報者，處20萬日圓以下罰金（第71條之5第3款）；為虛偽申報者，處1年以下拘禁刑或20萬日圓以下罰金（第71條之2第1款）。怠於申報也可能成為在留資格撤銷的考量因素，請一併參閱在留資格的撤銷（入管法第22條之4）與申報義務。申報可透過網路（電子申報系統）、臨櫃遞交或郵寄任一方式進行。

向公共職業安定所的申報 — 外國人僱用狀況申報

公司必須確實履行的是這一項。勞動政策綜合推進法第28條第1項課予事業主義務：新僱入外國人時、以及所僱用的外國人離職時，須確認姓名、在留資格、在留期間及其他事項，並向厚生勞動大臣申報。請注意僱入與離職兩者皆屬對象。

區分	格式	僱入的期限	離職的期限
成為僱用保險被保險人的情形	於僱用保險被保險人資格取得申報（格式第2號）／資格喪失申報（格式第4號）的備註欄中記載	次月10日之前	離職翌日起算10日以內
不成為僱用保險被保險人的情形	外國人僱用狀況申報書（格式第3號）	次月末日之前	次月末日之前

對象為不具日本國籍者，持在留資格「外交」「公用」者與特別永住者不屬於對象。留學生的打工亦屬對象，此時須確認其已取得資格外活動許可。未申報或為虛偽申報者，處30萬日圓以下罰金（第40條第1項第2款），並依同條第2項的兩罰規定對法人科以相同刑罰。在留卡的確認步驟及其與助長非法就勞罪的關係，已在何謂非法滯在者歸零計畫｜僱用外國人的企業當下應採取的實務因應中詳加梳理。

請注意在留卡的新格式。 出入國在留管理廳表示，令和8年（2026年）6月14日以後交付的新格式在留卡，卡面上並未記載在留期間的資訊，並提示目前應以住民票所載的在留期間進行確認。讀取應用程式的改版預定以令和8年9月為目標發布。由於申報需要記載在留期間，請於公司內部共享確認方法的變更。

特定技能、技能實習與登錄支援機關另有制度

依在留資格的不同，除上述之外還備有獨立的申報制度。

特定技能所屬機關的申報，依據入管法第19條之18，屬於法律上的義務，其性質與僅為努力義務的第19條之17不同。僱用契約的變更、終止、新締結，支援計畫的變更，以及接收陷入困難等隨時申報，須自事由發生之日起14日以內提出。關於定期申報，出入國在留管理廳提示，自令和8年（2026年）4月1日起已變更原先按季提出的做法，改為對象期間自4月1日至次年3月31日的每年1次提出（次年5月31日之前）。登錄支援機關亦有與支援實施狀況相關的申報。詳情請參閱特定技能接收企業的義務｜支援計畫與申報的全部內容。

技能實習並非依據入管法，而是依據技能實習法的另一套架構，須向外國人技能實習機構報告等。另外，作為技能實習制度發展性解消後的新制度，育成就勞制度預定自令和9年（2027年）4月1日起開始接收。

分場景·申報行事曆

為便於實務上直接使用，我們按場景作了整理。「公司→入管」一欄，係以負有外國人僱用狀況申報義務的事業主原則上屬於適用除外為前提。

場景	公司→入管（第19條之17）	本人→入管（第19條之16等）	公司→公共職業安定所（第28條）
僱入外國人時	原則上不需要（適用除外）。就任董事、研修、留學的接收須於14日以內申報接收開始	跳槽或新締結契約的情形，須於14日以內申報「締結新契約」	被保險人為次月10日之前／非被保險人為次月末日之前
更新在留期間時	無申報事由	無申報事由（應於期間屆滿前提出更新許可申請）	無申報事由
變更在留資格時	無申報事由	契約機關發生變更的情形則屬之（14日以內）	僅在相當於「僱入」時
本人跳槽·離職時	原則上不需要（適用除外）。不屬適用除外的機關須於14日以內申報接收終止	「契約終止」14日以內。與新任職單位「締結新契約」14日以內	離職的申報（被保險人為翌日起10日以內／非被保險人為次月末日之前）
公司商號·所在地變更時	不包含在申報事由中	契約（活動）機關名稱·所在地的變更須於14日以內申報	無申報事由
公司消滅時（歇業·合併等）	作為接收終止於14日以內申報（不屬適用除外的機關）	契約機關的消滅須於14日以內申報	離職的申報
本人搬家時	—	居住地的變更須於14日以內向市區町村申報	—
本人離婚·死別時	—	配偶者相關申報14日以內（屬對象在留資格者）	—

常見的三種疏漏

其一，是更新時由公司準備的資料。 在留期間的更新雖非申報事由，但申請時需要公司一方的資料。因決算文件的提出情況不同，類別的判定會隨之改變，所需文件亦隨之變化，請以期間屆滿前3個月為大致標準開始準備。詳情請參閱技人國簽證更新不被駁回的檢查清單。

其二，是離職時的申報。 即使錄用時的申報已納入人事流程，離職時的申報仍是容易疏漏的項目。向公共職業安定所的離職申報期限很短，僱用保險被保險人的情形為離職翌日起10日以內。同時，請告知本人其亦須提出「契約終止」的申報（14日以內）。伴隨跳槽的手續全貌，已整理於技人國簽證跳槽時的手續。

其三，是變更商號·遷移總公司時的申報。 由於公司一方並無申報義務，往往連申報這個論點本身都未被意識到便被擱置。此場景中負有申報義務的是外國人本人，期限為14日以內。建議建立一套做法：在公司完成變更登記的階段，即向相關員工通知新的商號與所在地。

實務上如何因應

申報疏漏多半並非源於知識不足，而是源於機制的缺位。僅需整備以下三點，實務即可大為穩定。

第一，請製作外國人員工名冊，將姓名、在留資格、在留期間屆滿日、是否為僱用保險被保險人統一管理。第二，請將申報的檢查項目與到職、離職、登記變更這些公司內部事件連結。第三，對於由本人提出的申報，建議於到職說明時務必告知14日以內這一期限，並將電子申報系統的使用方法一併說明。關於接收企業所需體制的全貌，亦請參閱僱用技人國的企業方要件與注意事項。

申報一律自「事由發生之日」起算。既不是公司內部核准下達之日，也不是文件轉到總務之日。對起算日認知的偏差，是逾越期限最常見的原因。

總結

僱用外國人的公司，其申報義務分為入管與公共職業安定所兩個體系。以員工身分僱用的情形，公司向入管提出的申報原則上屬於適用除外，公司的義務集中於向公共職業安定所提出的外國人僱用狀況申報。其期限為：僱用保險被保險人者，僱入為次月10日之前、離職為翌日起10日以內；非被保險人者，僱入與離職均為次月末日之前。

另一方面，伴隨商號變更、總公司遷移、跳槽與離職的申報屬於外國人本人的義務，期限一律為14日以內。正因為公司沒有義務才容易疏漏，請考慮建立將公司內部事件與申報連結的運作方式。本文未記載的個別處理及最新格式，請於出入國在留管理廳與厚生勞動省的網站上確認。

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