Gia hạn visa Kinh doanh・Quản lý cần chuẩn bị với tiền đề「chắc chắn sẽ bị yêu cầu bổ sung tài liệu」

Ngày càng nhiều người ngạc nhiên khi, sau khi nộp đơn gia hạn thời gian lưu trú cho tư cách lưu trú「経営・管理」(Kinh doanh・Quản lý), Cục xuất nhập cảnh liên hệ yêu cầu nộp thêm tài liệu. Trong thực tiễn, yêu cầu bổ sung này được gọi là 追完 (tsuikan). Bài viết này trình bày 追完 là gì, thường bị yêu cầu những giấy tờ nào, ứng phó ra sao với thời hạn ngắn, và mối liên hệ với sửa đổi ngày 16/10/2025 cùng biện pháp chuyển tiếp.

Nguồn tham khảo： Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú「Tư cách lưu trú『経営・管理』」／「Về việc sửa đổi tỉnh lệnh tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh đối với tư cách lưu trú『経営・管理』」／「Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú」／「特例期間 là gì?」

追完 (thông báo yêu cầu nộp tài liệu) là gì

追完 là việc Cục xuất nhập cảnh, sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong quá trình thẩm tra yêu cầu「xin hãy nộp tài liệu chứng minh điểm này」. Yêu cầu được gửi bằng văn bản (thông báo nộp tài liệu), điện thoại hoặc email, nêu rõ tên tài liệu cần nộp và thời hạn nộp.

Đây không phải cách làm nằm ngoài chế độ. Trên trang hướng dẫn giấy tờ cần thiết của「経営・管理」, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú đã thông báo trước như sau:

Xin lưu ý trước rằng sau khi quý vị nộp đơn, trong quá trình thẩm tra của cơ quan chức năng cũng có trường hợp yêu cầu những tài liệu không được ghi trên trang này. （Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú「Tư cách lưu trú『経営・管理』」）

Nói cách khác, ngay cả khi chuẩn bị hoàn hảo toàn bộ giấy tờ đã công bố, việc bị yêu cầu thêm tài liệu vốn đã nằm trong dự liệu.

Điều quan trọng nhất ở đây là cách tiếp nhận. 追完 không phải là thông báo trước về việc không cấp phép. Nó chỉ truyền đạt rằng cán bộ thẩm tra còn thiếu căn cứ để phán đoán, hoặc chỉ với hồ sơ đã nộp thì chưa đọc được trọn vẹn thực thể của doanh nghiệp. Nói cách khác, quý vị đang được trao cơ hội giải trình trước khi bị từ chối. Nếu im lặng hoặc để quá hạn, quyết định sẽ được đưa ra chỉ dựa trên những gì đã có trong hồ sơ.

Hiện nay, 追完 đã trở thành thường lệ trong gia hạn「経営・管理」

Trong các vụ gia hạn thời gian lưu trú「経営・管理」mà văn phòng chúng tôi xử lý, việc bị yêu cầu tài liệu bổ sung giữa quá trình thẩm tra không còn là ngoại lệ mà đã thành quy trình thông thường. Đây không phải chuyện của một công ty hay một hồ sơ cụ thể nào, mà là xu hướng chung.

Và việc ứng phó này thực sự không dễ đối với người bình thường, với những nhà kinh doanh bình thường. Có ba lý do chính.

1. Thông báo chỉ ghi tên giấy tờ, không ghi「vì sao bị yêu cầu」. Nếu không đọc được cơ quan đang lo ngại điều gì thì dù chuẩn bị đủ giấy tờ về hình thức cũng không giải tỏa được nghi vấn của cán bộ thẩm tra.
2. Phần lớn tài liệu phải xin từ bên ngoài công ty. Cục lao động, văn phòng lương hưu, cơ quan thuế, ủy ban thành phố・quận — mỗi nơi một cửa, và việc cấp phát cần thời gian.
3. Ngay cả người đã gia hạn nhiều lần cũng toàn gặp nội dung lần đầu thấy. Cảm giác「lần trước nộp thế này đã đậu, lần này cùng bộ giấy tờ chắc cũng được」hiện là điều nguy hiểm nhất.

Điểm thứ ba cần nhấn mạnh. Sửa đổi ngày 16/10/2025 nêu dưới đây đã bổ sung các nội dung thẩm tra mới như việc thuê nhân viên chính thức và năng lực tiếng Nhật, và bản hướng dẫn giấy tờ cần thiết cũng được cập nhật. Người điều hành công ty ở Nhật càng lâu lại càng khó nhận ra rằng tiền đề「gia hạn lần nào cũng giống nhau」đã sụp đổ.

Những giấy tờ nào thường bị yêu cầu

Dưới đây là bảng đối chiếu các tài liệu thường bị yêu cầu trong thực tiễn với các hạng mục mà Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú liệt kê là giấy tờ cần thiết cho「経営・管理」. Đây là xu hướng chung; nội dung thực tế bị yêu cầu thay đổi tùy quy mô, ngành nghề của công ty và nội dung các lần nộp đơn trước.

Tài liệu bị yêu cầu	Điều muốn xác minh
Phần của đơn do cơ quan tiếp nhận lập (bao gồm cả việc chỉnh sửa nội dung ghi)	Nội dung kinh doanh, nội dung công việc, mức thù lao mà công ty khai có nhất quán với các tài liệu khác không
Văn bản chứng minh tình trạng tham gia bảo hiểm lao động và tình trạng nộp phí	Có thực thể thuê nhân viên hay không, có thực hiện nghĩa vụ thuế và phí công không
Văn bản chứng minh tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội và tình trạng nộp phí	Tương tự trên. Phiếu trả lời xác nhận nộp phí bảo hiểm xã hội, bản sao biên lai… thuộc loại này
Văn bản về việc chi trả lương cho nhân viên chính thức, phiếu cư dân và các tài liệu khác chứng minh có từ 1 nhân viên chính thức trở lên	Việc thuê nhân viên chính thức có thực chất và liên tục hay chỉ trên danh nghĩa
Tài liệu chứng minh năng lực tiếng Nhật	Người nộp đơn hoặc nhân viên chính thức có ai đạt mức yêu cầu không
Văn bản giải trình cụ thể nội dung hoạt động kinh doanh hoặc quản lý trong thời gian lưu trú gần nhất	Bản thân người nộp đơn có thực sự tiến hành hoạt động kinh doanh・quản lý không (có phải chỉ là giám đốc trên danh nghĩa không)
Bản sao báo cáo quyết toán năm gần nhất, giấy chứng nhận đánh thuế (hoặc miễn thuế) và giấy chứng nhận nộp thuế cư trú	Tính liên tục, ổn định của doanh nghiệp và tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế

Những mục này trùng khớp với điều mà tiêu chuẩn mới nêu dưới đây muốn kiểm chứng:「việc thuê nhân viên chính thức」「năng lực tiếng Nhật」「thực thể của doanh nghiệp」. Hãy hiểu rằng nội dung bị yêu cầu trong 追完 chính là mặt trái của phần nào trong tiêu chuẩn mới mà cơ quan chưa yên tâm.

Về nhân viên chính thức, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú giải thích là「phải thường xuyên làm công việc đó trong toàn bộ giờ quy định mỗi ngày theo một kế hoạch làm việc nhất định, trừ ngày nghỉ và những ngày không phải làm việc」. Chỉ có hợp đồng lao động là chưa đủ; cần chứng minh bằng thực tế chi trả lương và việc tham gia bảo hiểm xã hội・bảo hiểm lao động.

Thực tế: thời hạn nộp rất ngắn

Điều gây áp lực nhất trong 追完 là thời hạn nộp. Thời hạn ghi trên thông báo hoàn toàn không rộng rãi. Trong khoảng đó phải xin giấy chứng nhận từ cục lao động, văn phòng lương hưu, chỉnh lý sổ sách công ty và soạn văn bản giải trình.

Khi thấy không kịp thời hạn, xin đừng bỏ mặc. Trên thực tế, người ta liên hệ sớm với đầu mối ghi trên thông báo, nêu cụ thể tài liệu nào chưa có và dự kiến khi nào nộp được, rồi trao đổi về việc gia hạn thời hạn. Đây là phán đoán theo từng trường hợp chứ không phải chế độ đã công bố nên không chắc được chấp thuận, nhưng vẫn tốt hơn nhiều so với để quá hạn mà không nói gì.

Còn một điều nữa xin quý vị nắm rõ, đó là 特例期間 (thời gian đặc lệ). Người có thẻ cư trú, nếu đã nộp đơn gia hạn trước ngày hết hạn thời gian lưu trú, thì cho tới khi có quyết định hoặc tới ngày tròn 2 tháng kể từ ngày hết hạn — tùy thời điểm nào đến trước — vẫn được ở Nhật với tư cách lưu trú cũ và tiến hành các hoạt động cũ. Việc trao đổi 追完 khiến quá trình thẩm tra vượt qua ngày hết hạn không đồng nghĩa với việc lập tức không được lưu trú.

Tuy nhiên 特例期間 tối đa là 2 tháng. Ngoài ra, thời gian xử lý tiêu chuẩn của đơn gia hạn thời gian lưu trú được nêu là 2 tuần đến 1 tháng, và nếu có 追完 thì sẽ kéo dài thêm tương ứng. Nên nộp đơn từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn, chứ không phải sát nút.

Sửa đổi ngày 16/10/2025 và biện pháp chuyển tiếp

Bối cảnh khiến 追完 gia tăng là việc sửa đổi tiêu chuẩn「経営・管理」có hiệu lực từ ngày 16/10/2025 (Reiwa 7). Các thay đổi chính như sau.

Hạng mục	Tiêu chuẩn sau sửa đổi
Vốn điều lệ v.v.	Từ 30 triệu yên trở lên (với hộ kinh doanh cá thể là tổng số vốn đã đầu tư để vận hành doanh nghiệp)
Nhân viên chính thức	Từ 1 người trở lên (giới hạn ở người Nhật, người vĩnh trú đặc biệt, hoặc người có tư cách lưu trú thuộc Bảng phụ lục II của Luật)
Kinh nghiệm・học vấn	Có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên về kinh doanh hoặc quản lý doanh nghiệp, hoặc có bằng tiến sĩ, thạc sĩ, chuyên môn nghiệp vụ
Năng lực tiếng Nhật	Người nộp đơn hoặc nhân viên chính thức có ai đạt từ mức tương đương B2 theo Khung tham chiếu giáo dục tiếng Nhật trở lên
Kế hoạch kinh doanh	Bắt buộc phải có xác nhận của người có kiến thức chuyên môn về quản trị (chuyên gia chẩn đoán doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán viên công chứng, thuế lý sĩ)
Văn phòng	Về nguyên tắc không chấp nhận dùng nhà riêng kiêm làm văn phòng kinh doanh

Toàn cảnh chế độ và giải thích chi tiết từng điều kiện được tổng hợp trong Hướng dẫn toàn diện về visa Kinh doanh・Quản lý. Quy trình khi tự lập nghiệp từ tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, xin xem Chuyển từ visa Kỹ nhân quốc sang visa Kinh doanh・Quản lý.

Và với người đã điều hành công ty tại Nhật, điều quan trọng là biện pháp chuyển tiếp.

Trong khoảng thời gian cho tới khi tròn 3 năm sau ngày thi hành (đến ngày 16 tháng 10 năm Reiwa 10), ngay cả khi không đáp ứng tiêu chuẩn mới thì đơn xin gia hạn thời gian lưu trú cũng sẽ không bị từ chối chỉ vì lý do duy nhất đó. （Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú「Về việc sửa đổi tỉnh lệnh tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh đối với tư cách lưu trú『経営・管理』」）

Ngày 16 tháng 10 năm Reiwa 10 tức là ngày 16/10/2028. Sau ngày đó, việc phù hợp với tiêu chuẩn mới sẽ được yêu cầu. Cục cũng cho biết rằng ngay cả sau 3 năm, nếu tình hình kinh doanh tốt, đã thực hiện nghĩa vụ thuế và có triển vọng đáp ứng tiêu chuẩn trước lần gia hạn kế tiếp thì vẫn có dư địa được phán đoán một cách tổng hợp.

Ở đây rất dễ hiểu lầm nên xin viết rõ. Biện pháp chuyển tiếp không có nghĩa là「trong 3 năm sẽ không có thẩm tra gia hạn」. Điều mà biện pháp chuyển tiếp bảo vệ chỉ là「việc không đáp ứng tiêu chuẩn mới」mà thôi. Doanh nghiệp có thực sự hoạt động không, văn phòng có tồn tại thật không, bảo hiểm xã hội・bảo hiểm lao động và thuế có được nộp đầy đủ không — những nội dung thẩm tra vốn có này vẫn được kiểm tra không đổi trong thời gian chuyển tiếp. Việc bị yêu cầu tài liệu về thuế và phí công trong 追完 chính là xuất phát từ phần này.

Bây giờ cần chuẩn bị những gì

Công ty ứng phó tốt với 追完 không phải là công ty cố gắng sau khi nhận thông báo, mà là công ty thường ngày luôn có sẵn tài liệu để xuất trình bất cứ lúc nào. Chúng tôi khuyên nên rà soát 5 điểm sau từ nửa năm trước kỳ gia hạn.

1. Tham gia và nộp bảo hiểm xã hội・bảo hiểm lao động. Quan trọng hơn việc đã tham gia là việc không nợ đọng. Nếu đang chậm nộp thì hãy xử lý dứt điểm trước khi nộp đơn gia hạn. Về cách hồ sơ thuế, lương hưu, bảo hiểm được nhìn nhận trong thẩm tra lưu trú, xin xem thêm Xin vĩnh trú và thuế・lương hưu・bảo hiểm y tế.
2. Báo cáo quyết toán và khai thuế. Hãy luôn sẵn sàng xuất trình báo cáo quyết toán năm gần nhất và giấy chứng nhận nộp thuế doanh nghiệp, thuế tiêu dùng, thuế cư trú pháp nhân. Bản thân việc lỗ không đương nhiên dẫn tới không cấp phép, nhưng cần có tài liệu giải thích tính liên tục của doanh nghiệp.
3. Sự tồn tại thực tế của văn phòng. Hợp đồng thuê, ảnh biển hiệu và nội thất, tài liệu cho thấy thực tế đang được dùng làm văn phòng kinh doanh. Về nguyên tắc không chấp nhận kiêm dùng nhà riêng.
4. Thực tế thuê nhân viên chính thức. Không chỉ hợp đồng lao động, mà cần đủ sổ lương, chứng từ chuyển khoản lương, phiếu cư dân, hồ sơ tư cách người được bảo hiểm của bảo hiểm xã hội thì mới thành căn cứ cho「chính thức」.
5. Năng lực tiếng Nhật. Hãy chuẩn bị để có thể chứng minh bằng giấy chứng nhận đỗ kỳ thi hoặc bảng điểm rằng bản thân người nộp đơn hoặc một nhân viên chính thức đáp ứng điều kiện. Việc quyết định trước sẽ dùng năng lực của ai để đáp ứng là rất quan trọng.

Đồng thời, xin hãy lưu giữ những ghi chép cho phép giải trình bản thân đã làm gì trong thời gian lưu trú gần nhất: hợp đồng, biên bản họp, thành tích giao dịch, ghi chép công việc hằng ngày. Thứ khó viết nhất khi bị 追完 chính là「văn bản giải trình cụ thể nội dung hoạt động kinh doanh・quản lý」này.

Về tư duy để không vấp ngã ngay ở chính đơn gia hạn, tuy khác tư cách lưu trú nhưng Danh mục kiểm tra để không bị từ chối khi gia hạn visa Kỹ nhân quốc cũng là tài liệu tham khảo hữu ích. Các luận điểm khi nhà kinh doanh tính tới việc nhập tịch trong tương lai được tổng hợp tại Xin nhập tịch của nhà kinh doanh・thành viên hội đồng quản trị.

Tổng kết

• 追完 (thông báo nộp tài liệu) không phải là thông báo trước về việc không cấp phép, mà là cơ hội giải trình. Hãy trả lời trong thời hạn, suy nghĩ cả về lý do vì sao bị yêu cầu.
• Trong gia hạn thời gian lưu trú「経営・管理」, 追完 không còn là ngoại lệ. Người càng gia hạn nhiều lần lại càng bị yêu cầu những tài liệu lần đầu thấy.
• Thường bị yêu cầu nhất là việc tham gia và nộp bảo hiểm lao động・bảo hiểm xã hội, việc chi trả lương cho nhân viên chính thức, năng lực tiếng Nhật, và văn bản giải trình nội dung hoạt động trong thời gian lưu trú gần nhất.
• Thời hạn nộp ngắn, lại có nhiều tài liệu phải xin từ bên ngoài. Nếu thấy không kịp, đừng bỏ mặc mà hãy liên hệ Cục xuất nhập cảnh để trao đổi.
• Tiêu chuẩn mới thi hành từ ngày 16/10/2025 (Reiwa 7) có biện pháp chuyển tiếp đến ngày 16/10/2028 (Reiwa 10), nhưng thực thể của doanh nghiệp và việc thực hiện nghĩa vụ thuế・phí công vẫn được thẩm tra bất kể biện pháp chuyển tiếp.

Hỗ trợ của văn phòng chúng tôi

Về gia hạn thời gian lưu trú visa Kinh doanh・Quản lý và ứng phó với 追完 (thông báo nộp tài liệu), xin hãy tin tưởng Văn phòng Hành chính thư sĩ Kaneko Hidetaka. Chúng tôi cũng tiếp nhận tư vấn ở giai đoạn quý vị đã nhận được yêu cầu nộp tài liệu từ Cục xuất nhập cảnh.

• Thành tích tỷ lệ cấp phép 98%
• Ngôn ngữ hỗ trợ: Tiếng Nhật・Tiếng Trung・Tiếng Việt・Tiếng Anh
• Tư vấn lần đầu miễn phí
• Phục vụ toàn quốc, trọng tâm Chiba・Tokyo（có tư vấn trực tuyến）

Liên hệ tại đây