Sau khi tuyển dụng người nước ngoài, các thủ tục vẫn tiếp tục phát sinh. Nơi nộp chia ra nhiều chỗ: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁, gọi tắt là Cục Nhập cư), Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch (国土交通省), Hello Work (ハローワーク), Văn phòng lương hưu (年金事務所), Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động (労働基準監督署), cơ quan thuế (税務署) và chính quyền địa phương (市区町村), mà thời hạn của mỗi nơi lại khác nhau. Chúng tôi cũng nhận được không ít yêu cầu tư vấn kiểu “không còn nắm được đã nộp gì ở đâu” hay “người phụ trách nghỉ việc nên không bàn giao được”. Bài viết này tổng hợp các thủ tục mà công ty xây dựng tuyển dụng người nước ngoài cần nắm theo “khi nào・nộp ở đâu・nộp gì”, đồng thời sắp xếp xem ai phụ trách thì có thể tránh bỏ sót.
Nguồn tham khảo: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú 「Về sửa đổi Tỉnh lệnh có hiệu lực từ ngày 1/4 năm Reiwa 7 (2025)」／cùng Cục 「Hướng dẫn vận hành về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng Đặc định」(tháng 8 năm Reiwa 8 (2026))／cùng Cục 「Hướng dẫn lập báo cáo về tình hình tiếp nhận・hoạt động・thực hiện hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng Đặc định (báo cáo định kỳ)」／Bộ Tư pháp・Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch 「Hướng dẫn vận hành về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng Đặc định trong lĩnh vực cụ thể – Về tiêu chuẩn của lĩnh vực xây dựng –」／Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch 「Sổ tay nộp đơn, biểu mẫu, cách thao tác hệ thống【Chế độ Kỹ năng Đặc định (lĩnh vực xây dựng)】」／cùng Bộ 「Điều kiện cấp phép」／cùng Bộ 「Hướng dẫn chỉ đạo nhà thầu phụ về việc tham gia bảo hiểm xã hội」／Tổ chức Hưu trí Nhật Bản (日本年金機構) 「Khi tuyển dụng nhân viên」「Thủ tục khi tuyển dụng nhân viên người nước ngoài」「Nộp phí bảo hiểm lương hưu phúc lợi v.v.」「Xác định định kỳ (Báo cáo cơ sở tính toán)」／Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi 「Gia hạn hằng năm bảo hiểm lao động là gì」「Về khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài」／Cục Thuế Quốc gia (国税庁) 「No.2505 Thời hạn nộp thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn và thuế thu nhập đặc biệt tái thiết, và đặc lệ về kỳ nộp」「Q&A về khấu trừ người phụ thuộc v.v. đối với thân nhân cư trú ở nước ngoài」「Thời hạn nộp hồ sơ báo cáo theo luật định」／Thành phố Chiba 「Về thủ tục liên quan đến thu đặc biệt」／Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú 「Về các nội dung thường được hỏi liên quan đến báo cáo tùy thời của cơ quan tiếp nhận Kỹ năng Đặc định (Q&A)」(tháng 6 năm Reiwa 7 (2025))／e-Gov Tra cứu pháp lệnh 「Luật Hành chính thư sĩ」Điều 1-3・Điều 19, 「Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn」Điều 19-18・Điều 71-4・Điều 77-2
Mọi trăn trở của công ty xây dựng, trọn gói tại một nơi. Các báo cáo sau khi tuyển dụng người nước ngoài được chia ra Cục Nhập cư・Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch・Hello Work・Văn phòng lương hưu・cơ quan thuế・chính quyền địa phương. Hồ sơ báo cáo Kỹ năng Đặc định mà doanh nghiệp tiếp nhận phải nộp có thể do văn phòng chúng tôi, một văn phòng hành chính thư sĩ (行政書士), lập thay. Các trăn trở về lao động・bảo hiểm xã hội・thuế・pháp lý, văn phòng chúng tôi cũng tiếp nhận tại cửa tư vấn của mình, phối hợp với các chuyên gia đối tác.
Thủ tục sau khi tuyển dụng chia ra 7 nơi nộp
Trước hết là bức tranh toàn cảnh. Các thủ tục sau khi tuyển dụng người nước ngoài chia thành 7 nơi nộp chính như sau. Cột bên phải là bên phụ trách khi quý công ty giao việc cho văn phòng chúng tôi.
| Nơi nộp | Thủ tục chính | Bên phụ trách |
|---|---|---|
| Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (Cục Nhập cư) | Báo cáo tùy thời (随時届出)・báo cáo định kỳ (定期届出) Kỹ năng Đặc định, gia hạn thời gian lưu trú | Văn phòng chúng tôi |
| Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch (MLIT) | Thay đổi Kế hoạch tiếp nhận Kỹ năng Đặc định ngành xây dựng (建設特定技能受入計画), báo cáo tiếp nhận・báo cáo nghỉ việc | Văn phòng chúng tôi |
| Hello Work | Tham gia・chấm dứt bảo hiểm việc làm (kiêm luôn khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài (外国人雇用状況の届出)) | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội (社会保険労務士) đối tác |
| Văn phòng lương hưu | Tham gia・chấm dứt bảo hiểm y tế・bảo hiểm lương hưu phúc lợi (健康保険・厚生年金保険), Báo cáo cơ sở tính toán (算定基礎届) | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| Cục Lao động・Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động | Gia hạn hằng năm bảo hiểm lao động (労働保険の年度更新) | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| Cơ quan thuế | Nộp thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn (源泉所得税), quyết toán thuế cuối năm (年末調整), hồ sơ báo cáo theo luật định (法定調書), quyết toán・khai thuế | Công ty (nộp thuế)・chuyên gia thuế (税理士) đối tác |
| Chính quyền địa phương | Thu đặc biệt thuế cư trú (住民税の特別徴収), Báo cáo chi trả tiền lương (給与支払報告書), Giấy xác nhận hợp tác (協力確認書) | Công ty・chuyên gia thuế đối tác・văn phòng chúng tôi |
Tất cả các con số xuất hiện trong những thủ tục này đều bắt nguồn từ bảng lương hằng tháng và sổ sách kế toán. Việc ghi sổ kế toán do văn phòng chúng tôi đảm nhận dưới hình thức dịch vụ ghi sổ kế toán (記帳代行).
Ngoài ra, nếu quý công ty tuyển dụng với tư cách lưu trú khác Kỹ năng Đặc định (như Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務)), thì chỉ cần đã nộp khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài cho Hello Work, về nguyên tắc công ty không cần báo cáo cho Cục Nhập cư. Mặt khác, bản thân người lao động có nghĩa vụ khai báo cho Cục Nhập cư trong vòng 14 ngày. Cơ chế này được giải thích kèm điều luật trong bài Lịch nghĩa vụ khai báo của công ty tuyển dụng người nước ngoài.
Thủ tục khi tuyển dụng
Dưới đây là các thủ tục chính khi tuyển dụng lao động kỹ năng ngành xây dựng theo Kỹ năng Đặc định Loại 1 (特定技能1号).
| Khi nào | Nộp ở đâu | Nộp gì | Bên phụ trách |
|---|---|---|---|
| Trước khi nộp đơn xin tư cách lưu trú (khi tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng Đặc định lần đầu) | Chính quyền địa phương nơi có cơ sở kinh doanh và nơi ở | Giấy xác nhận hợp tác | Văn phòng chúng tôi |
| Trong vòng 5 ngày kể từ khi vào làm | Văn phòng lương hưu | Đơn báo tham gia bảo hiểm (被保険者資格取得届) của bảo hiểm y tế・bảo hiểm lương hưu phúc lợi. Với người chưa liên kết mã số cá nhân My Number với mã số lương hưu cơ bản v.v., nộp kèm Đơn khai báo họ tên bằng chữ La-tinh (ローマ字氏名届) | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| Đến ngày 10 của tháng sau tháng vào làm | Hello Work | Đơn báo tham gia bảo hiểm việc làm (kiêm luôn khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài) | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| Trong vòng 14 ngày kể từ khi xác định nơi ở | Chính quyền địa phương | Bản thân người lao động khai báo nơi cư trú | Bản thân người lao động (khi cần, văn phòng chúng tôi đi cùng với tư cách Tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関)) |
| Về nguyên tắc trong vòng 1 tháng sau khi tiếp nhận | MLIT | Báo cáo tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng Đặc định Loại 1. Người đến từ nước ngoài thì kèm giấy tờ thể hiện ID lao động kỹ năng trên CCUS | Văn phòng chúng tôi (nhận làm thay cả việc đăng ký lao động kỹ năng trên CCUS) |
| Trước kỳ trả lương đầu tiên | Trong nội bộ công ty | Nhận Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc (扶養控除等申告書), chuẩn bị khấu trừ thuế tại nguồn | Công ty・chuyên gia thuế đối tác |
| Khoảng 3〜6 tháng sau khi tiếp nhận | Tổ chức Xúc tiến Kỹ năng Xây dựng Quốc tế (国際建設技能振興機構, FITS) | Cho người lao động tham gia khóa đào tạo sau tiếp nhận (受入れ後講習) (tính là ngày đi làm) | Công ty |
Về thời hạn của đơn báo tham gia bảo hiểm việc làm và cách khai báo đối với người không trở thành người được bảo hiểm, xin xem Lịch nghĩa vụ khai báo của công ty tuyển dụng người nước ngoài. Quy trình cho đến khi tuyển dụng được tổng hợp tại Tuyển dụng người nước ngoài ngành xây dựng｜Quy trình trọn gói tại một nơi từ tìm nhân lực đến thủ tục lưu trú.
Thủ tục hằng tháng・hằng năm
| Khi nào | Nộp ở đâu | Nộp gì | Bên phụ trách |
|---|---|---|---|
| Hằng tháng (đến ngày 10 của tháng sau tháng trả lương) | Cơ quan thuế | Nộp thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn. Nếu số người nhận lương thường xuyên dưới 10 người, có đặc lệ cho phép nộp gộp mỗi nửa năm vào ngày 10/7 và ngày 20/1 năm sau | Công ty (chuyên gia thuế đối tác hỗ trợ) |
| Hằng tháng (đến ngày 10 của tháng sau tháng khấu trừ) | Chính quyền địa phương | Nộp phần thuế cư trú thu đặc biệt | Công ty |
| Hằng tháng (đến ngày cuối của tháng sau) | Tổ chức Hưu trí Nhật Bản (trích nợ tự động hoặc giấy thông báo nộp tiền) | Nộp phí bảo hiểm y tế・bảo hiểm lương hưu phúc lợi | Công ty |
| Hằng tháng | ― | Ghi các khoản chi trả lương・phí bảo hiểm・thuế vào sổ sách | Văn phòng chúng tôi (dịch vụ ghi sổ kế toán) |
| 1/4〜31/5 | Cục Nhập cư | Báo cáo định kỳ Kỹ năng Đặc định (phần năm tài chính trước) | Văn phòng chúng tôi |
| Khoảng cuối tháng 5 | Chính quyền địa phương gửi đến | Thông báo số thuế cư trú thu đặc biệt. Từ lương tháng 6 khấu trừ theo số tiền mới | Công ty |
| 1/6〜10/7 | Cục Lao động・Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động v.v. | Gia hạn hằng năm bảo hiểm lao động | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| 1/7〜10/7 | Văn phòng lương hưu | Báo cáo cơ sở tính toán | Chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác |
| Tháng 12〜tháng 1 | Trong nội bộ công ty | Quyết toán thuế cuối năm | Công ty (chuyên gia thuế đối tác hỗ trợ) |
| Đến ngày 31/1 | Chính quyền địa phương・cơ quan thuế | Hồ sơ báo cáo theo luật định như Báo cáo chi trả tiền lương, phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票) | Chuyên gia thuế đối tác |
| Kỳ quyết toán | Cơ quan thuế v.v. | Quyết toán・khai thuế | Chuyên gia thuế đối tác |
Nếu ngày hết hạn rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ, thời hạn có thể được lùi sang ngày hôm sau trở đi. Xin xác nhận theo hướng dẫn của từng cơ quan.
Thủ tục khi có thay đổi・khi nghỉ việc
| Trường hợp | Nộp ở đâu・nộp gì・thời hạn | Bên phụ trách |
|---|---|---|
| Sắp hết thời gian lưu trú | Nộp đơn xin gia hạn thời gian lưu trú cho Cục Nhập cư (từ khoảng 3 tháng trước khi hết hạn) | Văn phòng chúng tôi |
| Thay đổi hợp đồng lao động (giảm lương cơ bản, thay đổi nơi làm việc, phân loại nghiệp vụ hay thời gian làm việc quy định v.v.) | Báo cáo thay đổi hợp đồng lao động cho Cục Nhập cư (trong 14 ngày). Có trường hợp cũng cần nộp đơn xin thay đổi hoặc báo cáo thay đổi kế hoạch tiếp nhận cho MLIT | Văn phòng chúng tôi |
| Thay đổi kế hoạch hỗ trợ hoặc hợp đồng với Tổ chức hỗ trợ đăng ký | Báo cáo cho Cục Nhập cư (trong 14 ngày) | Văn phòng chúng tôi |
| Không thể làm việc từ 1 tháng trở lên do bệnh tật・thương tích・nghỉ chăm con v.v., hoặc không rõ tung tích | Báo cáo khó khăn trong tiếp nhận cho Cục Nhập cư (trong 14 ngày) | Văn phòng chúng tôi |
| Nghỉ việc | Báo cáo chấm dứt hợp đồng lao động cho Cục Nhập cư (trong 14 ngày), báo cáo nghỉ việc cho MLIT (nhanh chóng), đơn báo mất tư cách bảo hiểm việc làm cho Hello Work (trong 10 ngày kể từ ngày hôm sau ngày nghỉ việc), đơn báo mất tư cách bảo hiểm cho Văn phòng lương hưu (trong 5 ngày), Đơn khai báo thay đổi người có thu nhập từ lương (給与所得者異動届出書) cho chính quyền địa phương (đến ngày 10 tháng sau) | Văn phòng chúng tôi・chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác・công ty |
Khi nghỉ việc, nơi nộp cùng lúc lên đến 5 chỗ. Báo cáo cho Cục Nhập cư vẫn bắt buộc ngay cả sau khi người lao động đã nghỉ việc hoặc đã về nước, nếu là sự việc phát sinh trong thời gian người đó lưu trú với tư cách Kỹ năng Đặc định. Xin hãy cho người lao động biết rằng bản thân họ cũng có nghĩa vụ khai báo việc chấm dứt hợp đồng lao động cho Cục Nhập cư trong vòng 14 ngày.
Hãy cùng xác nhận cả chế tài khi không nộp hoặc nộp gian dối các báo cáo Kỹ năng Đặc định. Báo cáo về thay đổi・chấm dứt・ký mới hợp đồng lao động, và trong báo cáo định kỳ là phần báo cáo về họ tên・nội dung hoạt động v.v. của người nước ngoài Kỹ năng Đặc định đang tiếp nhận, thuộc đối tượng phạt tiền tối đa 300.000 yên (Điều 71-4 mục 1 Luật Quản lý Xuất nhập cảnh). Các báo cáo khác của cơ quan tiếp nhận Kỹ năng Đặc định (特定技能所属機関) thuộc đối tượng phạt hành chính (karyō) tối đa 100.000 yên (Điều 77-2 mục 1 cùng luật).
Lĩnh vực xây dựng bắt buộc trả thù lao theo “chế độ lương tháng”
Kỹ năng Đặc định lĩnh vực xây dựng còn có quy định về cách trả lương. Dưới đây là những điểm chính trích từ Hướng dẫn vận hành (lĩnh vực xây dựng) của Bộ Tư pháp・MLIT.
- Tương đương trở lên: Trả thù lao tương đương trở lên so với lao động kỹ năng người Nhật có tay nghề tương đương, một cách ổn định, và tăng lương theo mức độ thành thạo kỹ năng.
- Chế độ lương tháng: Trả theo “số tiền được tính theo đơn vị 1 tháng” (tổng của lương cơ bản, các khoản phụ cấp trả cố định hằng tháng và tiền làm thêm giờ). Ngay cả khi các nhân viên khác trong công ty không hưởng lương tháng, người nước ngoài Kỹ năng Đặc định vẫn phải được trả lương tháng.
- Nghỉ do thời tiết: Việc trừ vào lương cơ bản phần vắng mặt vì lý do cá nhân của người lao động (trừ nghỉ phép năm có lương) thì không có vấn đề gì. Tuy nhiên, không được coi việc tạm dừng thi công tại công trường vì lý do của công ty hoặc vì thời tiết là vắng mặt. Đối với việc nghỉ do nguyên nhân thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, phải trả từ 60% tiền lương bình quân trở lên theo Luật Tiêu chuẩn Lao động.
- Phương thức chi trả: Trả bằng chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi (hoặc trả vào tài khoản tại đơn vị chuyển tiền được Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi chỉ định), và phải được người lao động đồng ý ở giai đoạn giải thích trước các nội dung quan trọng (重要事項事前説明).
Khi thay đổi thù lao v.v. đã ghi trong kế hoạch tiếp nhận, cần nộp đơn xin thay đổi hoặc báo cáo thay đổi cho MLIT. Khi thay đổi hợp đồng lao động, chẳng hạn như giảm lương cơ bản, cũng cần báo cáo cho Cục Nhập cư. Việc tính lương tháng và quản lý chấm công là lĩnh vực chuyên môn của chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội. Toàn bộ các tiêu chuẩn bổ sung xin xem Kỹ năng Đặc định lĩnh vực xây dựng｜Yêu cầu đặc thù về đăng ký CCUS và gia nhập JAC.
Báo cáo định kỳ Kỹ năng Đặc định nay chỉ còn 1 lần/năm
Báo cáo định kỳ của cơ quan tiếp nhận Kỹ năng Đặc định (công ty đang tuyển dụng người nước ngoài Kỹ năng Đặc định) đã chuyển từ hàng quý sang 1 lần/năm theo sửa đổi Tỉnh lệnh có hiệu lực từ ngày 1/4 năm Reiwa 7 (2025). Tên gọi hiện nay của báo cáo là “Báo cáo về tình hình tiếp nhận・hoạt động・thực hiện hỗ trợ”.
| Hạng mục | Nội dung |
|---|---|
| Kỳ đối tượng | 1/4〜31/3 năm sau (năm tài chính có tiếp nhận dù chỉ 1 ngày) |
| Thời gian nộp | 1/4〜31/5 của năm tài chính tiếp theo |
| Ví dụ | Phần từ tháng 4/2025〜tháng 3/2026 được nộp từ ngày 1/4〜31/5/2026 |
| Nơi nộp | Hệ thống khai báo điện tử, hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực quản lý nơi đặt trụ sở chính |
| Nội dung chính | Tình hình tiếp nhận, tình hình chi trả thù lao (tiền lương trả cố định hằng tháng, tiền thưởng, các khoản khấu trừ, và tỷ lệ tăng lương nếu đã tuyển dụng liên tục từ 2 năm trở lên), tình hình thực hiện hỗ trợ |
| Hồ sơ đính kèm chính | Tài liệu về việc nộp phí bảo hiểm lao động・bảo hiểm xã hội, giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia, tài liệu về việc nộp thuế cư trú v.v. (cơ quan đáp ứng tiêu chuẩn nhất định được lược bỏ) |
Hướng dẫn lập báo cáo của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú lưu ý rằng nếu không nộp báo cáo định kỳ, hoặc nếu từ hồ sơ báo cáo phát hiện không đáp ứng tiêu chuẩn mà không được khắc phục, thì về nguyên tắc sẽ không còn được phép tiếp nhận.
Điều chúng tôi muốn quý vị lưu ý ở đây là nguồn gốc của các tài liệu cần cho báo cáo. Số liệu thù lao lấy từ sổ lương và sổ sách kế toán, tài liệu nộp phí bảo hiểm lấy từ thủ tục bảo hiểm xã hội, tài liệu nộp thuế lấy từ thủ tục thuế, còn tình hình thực hiện hỗ trợ lấy từ hồ sơ hỗ trợ. Nếu mỗi phần do một người khác nhau phụ trách, rất dễ rơi vào cảnh cuống cuồng thu thập giấy tờ vào tháng 5. Vì nay chỉ còn 1 lần/năm, cũng dễ xảy ra chuyện không còn ai nhớ lần trước đã làm thế nào. Toàn bộ nghĩa vụ của doanh nghiệp tiếp nhận được giải thích tại Nghĩa vụ của doanh nghiệp tiếp nhận Kỹ năng Đặc định.
Chỉ hành chính thư sĩ・luật sư mới được giao lập hồ sơ báo cáo
Có những công ty nghĩ rằng “cứ nhờ luôn Tổ chức hỗ trợ đăng ký đang được ủy thác hỗ trợ làm cả báo cáo là được”. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ báo cáo định kỳ・báo cáo tùy thời mà doanh nghiệp tiếp nhận nộp chỉ có thể giao cho hành chính thư sĩ và luật sư. Lý do là việc nhận thù lao để lập giấy tờ nộp cho cơ quan nhà nước là nghiệp vụ của hành chính thư sĩ, người không phải hành chính thư sĩ không được nhận thù lao để làm việc này như một nghề (Điều 1-3・Điều 19 khoản 1 Luật Hành chính thư sĩ).
Q&A của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cũng lưu ý rằng người có thể được ủy thác lập hồ sơ báo cáo là “người có tư cách hành chính thư sĩ hoặc luật sư”, và việc ủy thác cho người khác không chỉ có thể vi phạm Luật Hành chính thư sĩ v.v. mà còn bị coi là chưa thực hiện báo cáo đúng quy định. Phần mà một Tổ chức hỗ trợ đăng ký thông thường không phải là hành chính thư sĩ có thể lập là phần liên quan đến chính tổ chức đó, như tình hình thực hiện hỗ trợ. Bản thân hồ sơ báo cáo của doanh nghiệp tiếp nhận phải do ban lãnh đạo・nhân viên của công ty tự lập, hoặc ủy thác cho hành chính thư sĩ・luật sư. Văn phòng chúng tôi vừa là Tổ chức hỗ trợ đăng ký, vừa là văn phòng hành chính thư sĩ, nên có thể nhận trọn gói từ hồ sơ hỗ trợ cho đến việc lập hồ sơ báo cáo.
Những sai sót thường gặp
1. Chậm thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội
Tổ chức Hưu trí Nhật Bản hướng dẫn rằng nếu sau này phát hiện việc nộp đơn báo tham gia bảo hiểm bị chậm, phí bảo hiểm phải nộp truy hồi về thời điểm phát sinh sự việc. Trong ngành xây dựng, việc tham gia bảo hiểm xã hội phù hợp đã trở thành điều kiện của giấy phép ngành xây dựng (建設業許可) (từ tháng 10 năm Reiwa 2 (2020)), và Hướng dẫn chỉ đạo nhà thầu phụ của MLIT yêu cầu nhà thầu chính không cho vào công trường những công nhân không xác nhận được việc tham gia bảo hiểm phù hợp, trừ khi có lý do đặc biệt. Trong hồ sơ xin kế hoạch tiếp nhận, số nhân viên thường trực cũng được xác nhận qua tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội.
2. Chậm nộp thuế cư trú đã khấu trừ
Với Kỹ năng Đặc định, việc tuân thủ pháp luật về lao động・bảo hiểm xã hội・thuế là tiêu chuẩn tiếp nhận. Hướng dẫn vận hành nêu rõ nếu có khoản chưa nộp do công ty không nộp số thuế cư trú đã thu đặc biệt từ người nước ngoài Kỹ năng Đặc định, công ty sẽ không được đánh giá là tuân thủ pháp luật về thuế. Thuế cư trú thu đặc biệt là khoản tiền công ty giữ hộ từ lương của người lao động. Điều quan trọng là xây dựng cơ chế để tuân thủ thời hạn nộp hằng tháng (ngày 10 tháng sau).
3. Nhầm lẫn trong xử lý người phụ thuộc là thành viên gia đình
Người phụ thuộc (被扶養者) của bảo hiểm y tế về nguyên tắc phải có địa chỉ tại Nhật Bản (Tổ chức Hưu trí Nhật Bản). Để đưa thành viên gia đình sống ở nước ngoài vào diện khấu trừ người phụ thuộc (扶養控除) của thuế thu nhập, cần có giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân và giấy tờ chứng minh chuyển tiền. Hơn nữa, thành viên gia đình ở nước ngoài từ 30 tuổi trở lên và dưới 70 tuổi chỉ được tính khi thuộc một trong các trường hợp: đang du học, là người khuyết tật, hoặc trong năm đó đã nhận chuyển tiền sinh hoạt phí v.v. từ 380.000 yên trở lên (Cục Thuế Quốc gia). Sẽ yên tâm hơn nếu nhắc người lao động chuẩn bị giấy tờ trước kỳ quyết toán thuế cuối năm.
4. Bỏ sót báo cáo khi nghỉ việc
Dù thủ tục khi tuyển dụng đã được đưa vào quy trình nội bộ, khi nghỉ việc thì số nơi nộp tăng lên cùng lúc nên rất dễ bỏ sót. Chúng tôi khuyến nghị cách vận hành: ngay trong ngày nhận được thông báo nghỉ việc, kiểm tra theo danh sách cả 5 nơi là Cục Nhập cư・MLIT・Hello Work・Văn phòng lương hưu・chính quyền địa phương.
5. Nhầm thời điểm báo cáo định kỳ
Có trường hợp vẫn nhớ theo cách làm hàng quý trước đây, hoặc vì chỉ còn 1 lần/năm mà quên mất sự tồn tại của báo cáo này. Xin hãy ghi “từ ngày 1/4 đến ngày 31/5 hằng năm” vào lịch nội bộ của công ty.
Khi giao việc cho văn phòng chúng tôi
Thủ tục sau khi tuyển dụng người nước ngoài có nơi nộp và chuyên gia phụ trách khác nhau. Dù vậy, mọi trăn trở của công ty xây dựng đều được văn phòng chúng tôi tiếp nhận trọn gói tại một nơi. Không chỉ các thủ tục của hành chính thư sĩ, về lao động・bảo hiểm xã hội chúng tôi phối hợp với chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội đối tác, về quyết toán・khai thuế phối hợp với chuyên gia thuế đối tác, và về các vấn đề pháp lý phối hợp với luật sư đối tác để xử lý.
Những việc làm được vì là hành chính thư sĩ
| Nội dung hỗ trợ | Văn phòng chúng tôi (hành chính thư sĩ・Tổ chức hỗ trợ đăng ký) | Tổ chức hỗ trợ đăng ký thông thường không phải hành chính thư sĩ |
|---|---|---|
| Lập hồ sơ báo cáo định kỳ・báo cáo tùy thời mà doanh nghiệp tiếp nhận nộp | Có thể lập thay | Không thể lập thay (chỉ phần liên quan đến chính tổ chức đó) |
| Lập hồ sơ xin tư cách lưu trú như gia hạn thời gian lưu trú | Có thể | Không thể lập thay |
| Báo cáo tiếp nhận・báo cáo nghỉ việc cho MLIT, thay đổi kế hoạch tiếp nhận | Có thể làm đại diện | Không thể làm đại diện |
| Hỗ trợ đời sống theo kế hoạch hỗ trợ | Có thể | Có thể |
- Lập thay hồ sơ báo cáo: Thay mặt doanh nghiệp tiếp nhận, chúng tôi lập báo cáo định kỳ 1 lần/năm và các báo cáo tùy thời như thay đổi・chấm dứt hợp đồng lao động. Vì hồ sơ hỗ trợ cũng nằm ở văn phòng chúng tôi, từ khâu thu thập tài liệu đến khi nộp đều xong trong một lần.
- Thủ tục với MLIT: Trên thực tế, chúng tôi đã đại diện nộp rất nhiều đơn xin công nhận kế hoạch tiếp nhận và báo cáo tiếp nhận. Chúng tôi cũng nhận làm thay việc đăng ký lao động kỹ năng trên CCUS cho người đến từ nước ngoài.
- Dịch vụ ghi sổ kế toán: Ghi các khoản chi trả lương・phí bảo hiểm・thuế vào sổ sách, chuẩn bị đầy đủ số liệu cần thiết cho báo cáo và khai thuế.
- Văn phòng chúng tôi cũng nhận gia hạn・thay đổi giấy phép ngành xây dựng.
- Thành tích tỷ lệ cấp phép 98%
Người đại diện của văn phòng trước đây từng là Chủ tịch một hợp tác xã (協同組合; tổ chức giám sát・Tổ chức hỗ trợ đăng ký), trực tiếp làm việc ở tuyến đầu trong việc tiếp nhận, làm thủ tục và hỗ trợ thực tập sinh kỹ năng・người nước ngoài Kỹ năng Đặc định. Hiện nay ông là cố vấn của hợp tác xã đó. Ngoài ra, ông từng là tư vấn viên tuyển dụng người nước ngoài tại Văn phòng Ổn định Việc làm Công Chiba (Hello Work Chiba), nhiều lần tư vấn cho các công ty lần đầu tuyển dụng người nước ngoài. Đối với hồ sơ xin tư cách lưu trú, người đại diện, một hành chính thư sĩ đã đăng ký làm người nộp hồ sơ thay (申請取次), sẽ thay mặt công ty và người lao động nộp hồ sơ cho Cục Nhập cư.
Tư vấn lần đầu miễn phí 60 phút. Có thể tư vấn trực tuyến, và quý vị cũng có thể đến văn phòng cách cửa Nam ga JR Chiba 4 phút đi bộ. Có thể tư vấn bằng tiếng Nhật・tiếng Trung.
Tổng kết
- Thủ tục sau khi tuyển dụng người nước ngoài chia ra 7 nơi nộp: Cục Nhập cư・MLIT・Hello Work・Văn phòng lương hưu・Cục Lao động・cơ quan thuế・chính quyền địa phương.
- Báo cáo định kỳ Kỹ năng Đặc định chuyển sang 1 lần/năm từ ngày 1/4 năm Reiwa 7 (2025). Hằng năm nộp phần năm tài chính trước trong khoảng từ ngày 1/4 đến ngày 31/5.
- Báo cáo định kỳ cần tài liệu về tình hình chi trả thù lao và tình hình nộp phí bảo hiểm xã hội・phí bảo hiểm lao động・thuế. Nếu lương・bảo hiểm xã hội・thuế mỗi thứ một người phụ trách, việc thu thập tài liệu sẽ tốn nhiều công sức.
- Kỹ năng Đặc định lĩnh vực xây dựng áp dụng chế độ lương tháng. Không được coi việc nghỉ vì thời tiết hay vì lý do của công ty là vắng mặt.
- Chậm tham gia bảo hiểm xã hội, chậm nộp thuế cư trú, nhầm lẫn về người phụ thuộc là thành viên gia đình, bỏ sót báo cáo khi nghỉ việc là những sai sót thường gặp.
- Chỉ hành chính thư sĩ・luật sư mới được giao lập hồ sơ báo cáo của doanh nghiệp tiếp nhận. Không thể giao cho Tổ chức hỗ trợ đăng ký thông thường không phải hành chính thư sĩ.
- Văn phòng chúng tôi, với tư cách hành chính thư sĩ, lập hồ sơ báo cáo và làm đại diện thủ tục với MLIT, đồng thời đảm nhận dịch vụ ghi sổ kế toán. Các trăn trở về lao động・bảo hiểm xã hội・thuế・pháp lý, văn phòng chúng tôi cũng tiếp nhận tại cửa tư vấn của mình, phối hợp với các chuyên gia đối tác.
Bài viết này dựa trên thông tin công bố tại thời điểm tháng 10/2026. Thời hạn và biểu mẫu có thể thay đổi, vì vậy xin xác nhận thông tin mới nhất trên trang chủ của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú・Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch・Tổ chức Hưu trí Nhật Bản・Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi・Cục Thuế Quốc gia・chính quyền địa phương nơi quý vị sinh sống.