僱用外國人之後，手續仍會持續發生。入管、國土交通省、公共職業安定所（Hello Work）、年金事務所、勞動基準監督署、稅務署、市區町村，申報窗口各不相同，期限也各有差異。「已經搞不清楚向哪裡提出過什麼」「承辦人離職，沒能交接」這類諮詢也不少。本文針對僱用外國人的建設公司，以「何時・向何處・提出什麼」整理應掌握的手續，並說明由誰負責才能避免遺漏。
參考來源： 出入國在留管理廳「關於令和7年4月1日施行之省令修正」／同「特定技能外國人接收相關運用要領」（令和8年8月）／同「特定技能外國人之接收・活動・支援實施狀況相關申報（定期申報）製作要領」／法務省・國土交通省「特定領域特定技能外國人接收相關運用要領－關於建設領域之標準－」／國土交通省「申請手冊、格式、系統操作方法【特定技能制度（建設領域）】」／同「許可要件」／同「關於社會保險加入之下包指導指引」／日本年金機構「僱用員工時」「僱用外國籍員工時的手續」「厚生年金保險費等之繳納」「定時決定（算定基礎申報）」／厚生勞動省「何謂勞動保險之年度更新」「關於外國人僱用狀況之申報」／國稅廳「No.2505 源泉所得稅及復興特別所得稅之繳納期限與納期特例」「國外居住親屬相關扶養扣除等Q&A」「法定調書之提出期限」／千葉市「關於特別徵收之手續」／出入國在留管理廳「關於特定技能所屬機關隨時申報中常見詢問事項（Q&A）」（令和7年6月）／e-Gov法令檢索「行政書士法」第1條之3・第19條、「出入國管理及難民認定法」第19條之18・第71條之4・第77條之2
建設公司的煩惱，一站式受理。 僱用外國人之後的申報，分散在入管・國土交通省・公共職業安定所・年金事務所・稅務署・市區町村。接收企業應提出的特定技能申報文件，可由身為行政書士的本事務所代為製作。勞務・社會保險・稅務・法律方面的煩惱，本事務所也會與合作的專業人士攜手，在本事務所的窗口統一受理。
僱用後的手續，申報窗口分為7處
首先說明全貌。僱用外國人之後的手續，大致分為以下7個申報窗口。最右欄是委託本事務所時的負責方。
| 申報窗口 | 主要手續 | 負責方 |
|---|---|---|
| 出入國在留管理廳（入管） | 特定技能的隨時申報・定期申報、在留期間更新 | 本事務所 |
| 國土交通省 | 建設特定技能接收計畫（建設特定技能受入計画）的變更、接收報告・離職報告 | 本事務所 |
| 公共職業安定所（Hello Work） | 僱用保險的加保・退保（兼作外國人僱用狀況申報） | 合作的社會保險勞務士 |
| 年金事務所 | 健康保險・厚生年金保險的加保・退保、算定基礎申報（算定基礎届） | 合作的社會保險勞務士 |
| 勞動局・勞動基準監督署 | 勞動保險的年度更新 | 合作的社會保險勞務士 |
| 稅務署 | 源泉所得稅（扣繳所得稅）的繳納、年末調整、法定調書、決算・申報 | 公司（繳納）・合作的稅理士 |
| 市區町村 | 住民稅的特別徵收、薪資支付報告書（給与支払報告書）、協助確認書（協力確認書） | 公司・合作的稅理士・本事務所 |
這些手續中出現的數字，全都來自每月的薪資與帳簿。負責記帳的代理記帳，由本事務所承辦。
另外，以特定技能以外的在留資格（技術・人文知識・國際業務等）僱用時，只要已向公共職業安定所提出外國人僱用狀況申報，公司向入管的申報原則上並不需要。另一方面，本人負有於14日以內向入管申報的義務。這套機制已在僱用外國人企業的申報義務行事曆中搭配條文說明。
僱用時的手續
以特定技能1號僱用建設技能人員時的主要手續如下。
| 何時 | 向何處 | 提出什麼 | 負責方 |
|---|---|---|---|
| 申請在留資格之前（首次接收特定技能外國人時） | 事業所及住所所在地的市區町村 | 協助確認書 | 本事務所 |
| 到職起5日以內 | 年金事務所 | 健康保險・厚生年金保險的被保險人資格取得申報。個人編號（My Number）與基礎年金號碼尚未連結者等，須一併提出羅馬拼音姓名申報（ローマ字氏名届） | 合作的社會保險勞務士 |
| 到職次月10日之前 | 公共職業安定所 | 僱用保險的被保險人資格取得申報（兼作外國人僱用狀況申報） | 合作的社會保險勞務士 |
| 住所確定後14日以內 | 市區町村 | 本人辦理居住地申報 | 本人（必要時由本事務所以登錄支援機關身分陪同） |
| 接收後原則上1個月以內 | 國土交通省 | 1號特定技能外國人的接收報告。從海外來日者，另需可確認CCUS技能者ID的文件 | 本事務所（也代辦CCUS的技能者登錄） |
| 第一次發薪之前 | 公司內部 | 收取扶養控除等申告書，做好源泉徵收（扣繳）的準備 | 公司・合作的稅理士 |
| 接收後約3〜6個月 | 國際建設技能振興機構（FITS） | 安排參加接收後講習（受入れ後講習）（視為出勤日） | 公司 |
僱用保險取得申報的期限，以及不成為被保險人者的申報方式，請參閱僱用外國人企業的申報義務行事曆。僱用前的流程，整理於建設業的外國人招募｜從尋找人才到在留手續，一站式進行的流程。
每月・每年的手續
| 何時 | 向何處 | 提出什麼 | 負責方 |
|---|---|---|---|
| 每月（支付薪資月份的次月10日之前） | 稅務署 | 繳納源泉所得稅。支薪人數經常未滿10人者，有將半年份合併於7月10日與翌年1月20日繳納的特例 | 公司（合作的稅理士提供協助） |
| 每月（扣繳月份的次月10日之前） | 市區町村 | 繳納住民稅的特別徵收部分 | 公司 |
| 每月（次月最後一天之前） | 日本年金機構（帳戶轉帳或繳款通知書） | 繳納健康保險・厚生年金保險的保險費 | 公司 |
| 每月 | ― | 將薪資・保險費・稅金的支付記入帳簿 | 本事務所（代理記帳） |
| 4月1日〜5月31日 | 入管 | 特定技能的定期申報（上一年度部分） | 本事務所 |
| 5月底左右 | 由市區町村寄送 | 住民稅特別徵收稅額通知。自6月薪資起以新金額扣繳 | 公司 |
| 6月1日〜7月10日 | 勞動局・勞動基準監督署等 | 勞動保險的年度更新 | 合作的社會保險勞務士 |
| 7月1日〜7月10日 | 年金事務所 | 算定基礎申報 | 合作的社會保險勞務士 |
| 12月〜1月 | 公司內部 | 年末調整 | 公司（合作的稅理士提供協助） |
| 1月31日之前 | 市區町村・稅務署 | 薪資支付報告書、源泉徵收票等法定調書 | 合作的稅理士 |
| 決算期 | 稅務署等 | 決算・申報 | 合作的稅理士 |
期限當天如逢週六、週日或國定假日，有時會順延至次日以後。請以各機關的說明為準確認。
發生變更・離職時的手續
| 情形 | 向何處・提出什麼・期限 | 負責方 |
|---|---|---|
| 在留期間即將屆滿 | 向入管提出在留期間更新許可申請（屆滿前約3個月起） | 本事務所 |
| 變更僱用合約（調降基本薪資、變更工作地點或業務區分、所定勞動時間等） | 向入管提出僱用合約變更申報（14日以內）。有時也須向國土交通省提出接收計畫的變更申請或變更申報 | 本事務所 |
| 變更支援計畫或與登錄支援機關的合約 | 向入管申報（14日以內） | 本事務所 |
| 因疾病・受傷・育兒休業等1個月以上無法工作、下落不明 | 向入管提出接收困難申報（14日以內） | 本事務所 |
| 離職 | 向入管提出僱用合約終止申報（14日以內）、向國土交通省提出離職報告（盡速）、向公共職業安定所提出僱用保險資格喪失申報（離職翌日起10日以內）、向年金事務所提出資格喪失申報（5日以內）、向市區町村提出薪資所得者異動申報書（給与所得者異動届出書）（次月10日之前） | 本事務所・合作的社會保險勞務士・公司 |
離職時，申報窗口一次多達5處。向入管的申報，即使在本人離職後或回國後，只要是以特定技能在留期間發生的事由，仍須提出。也請告知本人：本人負有於14日以內向入管申報僱用合約終止的義務。
未提出或虛偽提出特定技能申報時的罰則，也請事先確認。僱用合約的變更・終止・新締結申報，以及定期申報中有關所接收特定技能外國人姓名・活動內容等的申報，屬於30萬日圓以下罰金的對象（入管法第71條之4第1號）。特定技能所屬機關的其他申報，屬於10萬日圓以下過料（行政罰鍰）的對象（同法第77條之2第1號）。
建設領域的報酬規定為「月薪制」
建設領域的特定技能，對薪資的支付方式也有規定。以下摘錄法務省・國土交通省運用要領（建設領域）的重點。
- 同等以上：以與具同等技能的日本人技能人員同等以上的報酬穩定支付，並隨技能熟練程度調薪。
- 月薪制：以「按1個月為單位計算的金額」（基本薪資、每月固定支付的津貼、加班費的合計）支付。即使公司內其他員工並非月薪制，對特定技能外國人仍要求月薪制。
- 因天候停工：因本人因素缺勤（年次有薪休假除外）的部分，從基本薪資中扣除並無不可。但不得將因公司因素或天候因素中止現場作業視為缺勤。屬於可歸責於雇主之事由而停工者，須依勞動基準法支付平均工資60%以上。
- 支付方式：以匯入存款帳戶（或匯入經厚生勞動大臣指定之資金移動業者的帳戶）方式支付，並於重要事項事前說明階段取得本人同意。
變更接收計畫中記載的報酬等事項時，須向國土交通省提出變更申請或變更申報。如調降基本薪資等變更僱用合約，也須向入管申報。月薪的計算與出勤管理，屬於社會保險勞務士的專業領域。附加標準的全貌，請參閱建設領域的特定技能｜CCUS登錄與JAC加入的特有要件。
特定技能的定期申報改為每年1次
特定技能所屬機關（僱用特定技能外國人的公司）的定期申報，依據令和7年（2025年）4月1日施行的省令修正，由每季一次改為每年1次。目前申報的名稱為「接收・活動・支援實施狀況相關申報」。
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 對象期間 | 4月1日〜翌年3月31日（即使只接收1天的年度也包含在內） |
| 提出期間 | 下一年度的4月1日〜5月31日 |
| 範例 | 2025年4月〜2026年3月的部分，於2026年4月1日〜5月31日提出 |
| 提出窗口 | 電子申報系統，或管轄總公司所在地的地方出入國在留管理局 |
| 主要內容 | 接收狀況、報酬支付狀況（每月固定支付的薪資、獎金、扣除額，連續僱用2年以上者另含調薪率）、支援實施狀況 |
| 主要附件 | 勞動保險費・社會保險費繳納相關資料、國稅納稅證明書、住民稅繳納相關資料等（符合一定標準的機關可省略） |
出入國在留管理廳的製作要領提醒：未提出定期申報，或從申報文件中查明未符合標準且未改善者，原則上將不再允許接收。
這裡希望各位留意的，是申報所需資料的來源。報酬數字來自薪資台帳與帳簿，保險費繳納資料來自社會保險手續，納稅資料來自稅務手續，支援實施狀況來自支援紀錄。如果各項分別由不同的人負責，往往會在5月手忙腳亂地蒐集文件。改為每年1次之後，也更容易發生沒有人記得上次做法的問題。接收企業義務的全貌，請參閱特定技能接收企業的義務。
可受託製作申報書的僅限行政書士・律師
有些企業認為「把申報也一併交給受託提供支援的登錄支援機關就好」。然而，接收企業提出的定期申報・隨時申報文件，可受託製作的僅限於行政書士與律師。這是因為收取報酬製作向官公署提出的文件屬於行政書士的業務，非行政書士者不得收取報酬以此為業（行政書士法第1條之3・第19條第1項）。
出入國在留管理廳的Q&A也提醒，可受託製作申報書的是「具有行政書士或律師身分者」，委託其他人員不僅可能牴觸行政書士法等，也會被視為未履行適當的申報。非行政書士的一般登錄支援機關能製作的，是支援實施狀況等與其自身相關的部分。接收企業的申報書本身，須由公司的董事・員工製作，或委託行政書士・律師。本事務所既是登錄支援機關，同時也是行政書士事務所，因此從支援紀錄到申報書的製作，都能一併承接。
常見的疏失
1. 社會保險加保手續延遲
日本年金機構說明，若事後發現資格取得申報延遲提出，須追溯至事實發生時繳納保險費。在建設業，加入適當的社會保險已是建築業許可的要件（自令和2年（2020年）10月起），國土交通省的下包指導指引要求總承包業者：無法確認已加入適當保險的作業人員，除非有特別理由，不得讓其進入工地。在接收計畫的申請中，專職員工人數也是以社會保險的加保狀況來確認。
2. 扣繳的住民稅延遲繳納
在特定技能中，遵守勞動・社會保險・稅務相關法令是接收標準。運用要領規定，若因公司未繳納向特定技能外國人特別徵收的住民稅而有欠繳，即不評價為已遵守稅務相關法令。特別徵收的住民稅，是從本人薪資中代為保管的款項。建立能遵守每月繳納期限（次月10日）的機制非常重要。
3. 搞錯家屬扶養的處理
健康保險的被扶養者，原則上須在日本國內有住所（日本年金機構）。所得稅的扶養扣除若要將住在國外的家屬列入對象，須備妥親屬關係文件與匯款相關文件。此外，30歲以上未滿70歲的國外家屬，僅限於留學中、身心障礙者、或當年度接受38萬日圓以上生活費等匯款，三者之一（國稅廳）。在年末調整之前，先提醒本人準備文件會比較安心。
4. 離職時漏報
即使僱用時的手續已納入公司內部流程，離職時因申報窗口一下子增加，也容易遺漏。建議在接獲離職通知的當天，以清單逐一確認入管・國土交通省・公共職業安定所・年金事務所・市區町村這5處。
5. 搞錯定期申報的時間
有些企業仍記著過去每季申報的做法，也有企業因改為每年1次而忘了它的存在。請在公司內部的行事曆中寫入「每年4月1日至5月31日」。
委託本事務所的情形
僱用外國人之後的手續，申報窗口與負責的專業人士都各不相同。即便如此，建設公司的煩惱，都可由本事務所一站式受理。不限於行政書士的手續，勞務・社會保險與合作的社會保險勞務士、決算・申報與合作的稅理士、法律問題與合作的律師攜手處理。
正因為是行政書士才做得到的事
| 協助內容 | 本事務所（行政書士・登錄支援機關） | 非行政書士的一般登錄支援機關 |
|---|---|---|
| 製作接收企業提出的定期申報・隨時申報文件 | 可代為製作 | 不能代為製作（僅限與自身相關的部分） |
| 製作在留期間更新等在留資格申請文件 | 可以 | 不能代為製作 |
| 向國土交通省提出接收報告・離職報告、變更接收計畫 | 可以代理 | 不能代理 |
| 依支援計畫提供生活方面的支援 | 可以 | 可以 |
- 代為製作申報文件：每年1次的定期申報，以及僱用合約變更・終止等隨時申報，由本事務所代接收企業製作。支援紀錄也在本事務所，從蒐集資料到提出一次完成。
- 國土交通省的手續：接收計畫的認定申請與接收報告，本事務所實際已代理申請許多件。也代辦從海外來日人員的CCUS技能者登錄。
- 代理記帳：將薪資・保險費・稅金的支付記入帳簿，備齊申報與報稅所需的數字。
- 建築業許可的更新與變更，本事務所也承辦。
- 許可率98%的實績
代表過去曾擔任協同組合（監理團體・登錄支援機關）的理事長，站在技能實習生・特定技能外國人的接收及手續・支援的第一線。現任該協同組合的顧問。此外，也曾在千葉公共職業安定所（Hello Work千葉）擔任外國人僱用諮詢員，多次為首次僱用外國人的公司提供諮詢。在留資格的申請，由已辦理申請取次申報的行政書士，也就是本事務所代表，代公司或外國人本人向入管遞件。
首次諮詢60分鐘免費。也可線上諮詢，亦歡迎前來距JR千葉站南口步行4分鐘的本事務所。可使用日語・中文諮詢。
總結
- 僱用外國人之後的手續，分為入管・國土交通省・公共職業安定所・年金事務所・勞動局・稅務署・市區町村這7個申報窗口。
- 特定技能的定期申報，自令和7年（2025年）4月1日起改為每年1次。每年4月1日〜5月31日提出上一年度的部分。
- 定期申報需要報酬支付狀況，以及社會保險費・勞動保險費・稅金繳納狀況的資料。薪資・社會保險・稅務若由不同的人各自負責，蒐集資料就會很費工。
- 建設領域的特定技能為月薪制。不得將因天候或公司因素的停工視為缺勤。
- 社會保險加保延遲、住民稅繳納延遲、搞錯家屬扶養、離職時漏報，是常見的疏失。
- 可受託製作接收企業申報書的僅限行政書士・律師，不能委託非行政書士的一般登錄支援機關。
- 本事務所以行政書士身分，負責製作申報文件與代理國土交通省的手續，也承辦代理記帳。勞務・社會保險・稅務・法律方面的煩惱，本事務所也會與合作的專業人士攜手，在本事務所的窗口統一受理。
本文依據2026年10月時點的公開資訊撰寫。期限與格式可能變更，最新資訊請至出入國在留管理廳・國土交通省・日本年金機構・厚生勞動省・國稅廳・所在市區町村的網站確認。