雇用外国人之后，手续仍会持续发生。入管、国土交通省、职业介绍所（Hello Work）、年金事务所、劳动基准监督署、税务署、市区町村，申报去处各不相同，期限也参差不齐。「已经搞不清向哪里提交过什么」「负责人离职，没能交接」这类咨询也不在少数。本文为雇用外国人的建筑公司，以「何时・向何处・提交什么」一览需要掌握的手续，并梳理由谁负责才能防止遗漏。
参考来源： 出入国在留管理厅「关于令和7年4月1日施行的省令修改」／同「特定技能外国人接收相关运用要领」（令和8年8月）／同「特定技能外国人的接收・活动・支援实施状况相关申报（定期申报）制作要领」／法务省・国土交通省「特定领域特定技能外国人接收相关运用要领－关于建设领域的标准－」／国土交通省「申请指南、样式、系统操作方法【特定技能制度（建设领域）】」／同「许可要件」／同「关于社会保险加入的分包指导指南」／日本年金机构「录用员工时」「雇用外国人员工时的手续」「厚生年金保险费等的缴纳」「定时决定（算定基础申报）」／厚生劳动省「何谓劳动保险的年度更新」「关于外国人雇用状况的申报」／国税厅「No.2505 源泉所得税及复兴特别所得税的缴纳期限与纳期特例」「国外居住亲属相关扶养扣除等Q&A」「法定调书的提交期限」／千叶市「关于特别征收的手续」／出入国在留管理厅「关于特定技能所属机关随时申报中咨询较多的事项（Q&A）」（令和7年6月）／e-Gov法令检索「行政书士法」第1条之3・第19条、「出入国管理及难民认定法」第19条之18・第71条之4・第77条之2
建筑公司的烦恼，一站式受理。 雇用外国人后的申报，分散于入管・国土交通省・职业介绍所・年金事务所・税务署・市区町村。接收企业需提交的特定技能申报文件，可由身为行政书士的本事务所代为制作。劳务・社会保险・税务・法律方面的烦恼，本事务所也会与合作的专业人士联手，在本事务所的窗口统一受理。
雇用后的手续，申报去处分为7个
首先是全貌。雇用外国人后的手续，大致分为以下7个申报去处。右栏为委托本事务所时的负责方。
| 申报去处 | 主要手续 | 负责方 |
|---|---|---|
| 出入国在留管理厅（入管） | 特定技能的随时申报・定期申报、在留期间更新 | 本事务所 |
| 国土交通省 | 建设特定技能接收计划（建設特定技能受入計画）的变更、接收报告・离职报告 | 本事务所 |
| 职业介绍所（Hello Work） | 雇用保险的加入・丧失（兼作外国人雇用状况申报） | 合作的社会保险劳务士 |
| 年金事务所 | 健康保险・厚生年金保险的加入・丧失、算定基础申报（算定基礎届） | 合作的社会保险劳务士 |
| 劳动局・劳动基准监督署 | 劳动保险的年度更新 | 合作的社会保险劳务士 |
| 税务署 | 源泉所得税的缴纳、年末调整、法定调书、决算・申报 | 公司（缴纳）・合作的税理士 |
| 市区町村 | 住民税的特别征收、工资支付报告书（給与支払報告書）、协助确认书（協力確認書） | 公司・合作的税理士・本事务所 |
这些手续中出现的数字，全都来自每月的工资与账簿。负责记账的记账代理，由本事务所承担。
另外，以特定技能以外的在留资格（技术・人文知识・国际业务等）雇用的情形，只要已向职业介绍所提交外国人雇用状况申报，公司向入管的申报原则上不需要。另一方面，本人负有在14日以内向入管申报的义务。这一机制已在雇用外国人企业的申报义务日历中结合条文进行解说。
雇入时的手续
以特定技能1号雇入建筑技能人员时的主要手续如下。
| 何时 | 向何处 | 提交什么 | 负责方 |
|---|---|---|---|
| 在留资格申请前（首次接收特定技能外国人时） | 事业所及住所所在地的市区町村 | 协助确认书 | 本事务所 |
| 入职起5日以内 | 年金事务所 | 健康保险・厚生年金保险的被保险人资格取得申报。个人编号（My Number）与基础年金号码未关联者等，须一并提交罗马字姓名申报（ローマ字氏名届） | 合作的社会保险劳务士 |
| 入职次月10日之前 | 职业介绍所 | 雇用保险的被保险人资格取得申报（兼作外国人雇用状况申报） | 合作的社会保险劳务士 |
| 住所确定后14日以内 | 市区町村 | 本人进行居住地申报 | 本人（必要时由本事务所以登录支援机关身份陪同） |
| 接收后原则上1个月以内 | 国土交通省 | 1号特定技能外国人的接收报告。从海外来日者，还需能确认CCUS技能者ID的文件 | 本事务所（也代办CCUS的技能者登录） |
| 首次发薪之前 | 公司内部 | 收取扶养控除等申告书，做好源泉征收的准备 | 公司・合作的税理士 |
| 接收后约3〜6个月 | 国际建设技能振兴机构（FITS） | 安排其参加接收后讲习（受入れ後講習）（按出勤日处理） | 公司 |
雇用保险取得申报的期限，以及不成为被保险人者的申报方法，请参阅雇用外国人企业的申报义务日历。录用前的流程已整理于建筑业的外国人录用｜从寻找人才到在留手续，一站式推进的流程。
每月・每年的手续
| 何时 | 向何处 | 提交什么 | 负责方 |
|---|---|---|---|
| 每月（支付工资月份的次月10日之前） | 税务署 | 缴纳源泉所得税。工资支付人数常时不满10人的，有将半年份合并于7月10日与次年1月20日缴纳的特例 | 公司（合作的税理士提供支持） |
| 每月（代扣月份的次月10日之前） | 市区町村 | 缴纳住民税的特别征收部分 | 公司 |
| 每月（次月末日之前） | 日本年金机构（账户转账或缴纳告知书） | 缴纳健康保险・厚生年金保险的保险费 | 公司 |
| 每月 | ― | 将工资・保险费・税金的支付记入账簿 | 本事务所（记账代理） |
| 4月1日〜5月31日 | 入管 | 特定技能的定期申报（上一年度部分） | 本事务所 |
| 5月底前后 | 由市区町村寄来 | 住民税特别征收税额的通知。自6月的工资起按新金额代扣 | 公司 |
| 6月1日〜7月10日 | 劳动局・劳动基准监督署等 | 劳动保险的年度更新 | 合作的社会保险劳务士 |
| 7月1日〜7月10日 | 年金事务所 | 算定基础申报 | 合作的社会保险劳务士 |
| 12月〜1月 | 公司内部 | 年末调整 | 公司（合作的税理士提供支持） |
| 1月31日之前 | 市区町村・税务署 | 工资支付报告书、源泉征收票等法定调书 | 合作的税理士 |
| 决算期 | 税务署等 | 决算・申报 | 合作的税理士 |
期限当天适逢周六、周日或节假日的，有时会顺延至次日以后。请以各机关的说明为准进行确认。
发生变更・离职时的手续
| 情形 | 向何处・提交什么・期限 | 负责方 |
|---|---|---|
| 在留期间即将届满 | 向入管提出在留期间更新许可申请（届满前约3个月起） | 本事务所 |
| 变更了雇用合同（基本工资减额、就业场所或业务区分、规定劳动时间的变更等） | 向入管提交雇用合同变更申报（14日以内）。有时还需向国土交通省提出接收计划的变更申请或变更申报 | 本事务所 |
| 变更了支援计划或与登录支援机关的合同 | 向入管申报（14日以内） | 本事务所 |
| 因疾病・受伤・育儿休业等1个月以上无法工作、下落不明 | 向入管提交接收困难申报（14日以内） | 本事务所 |
| 离职 | 向入管提交雇用合同终止申报（14日以内）、向国土交通省提交离职报告（尽快）、向职业介绍所提交雇用保险资格丧失申报（离职次日起10日以内）、向年金事务所提交资格丧失申报（5日以内）、向市区町村提交工资所得者异动申报书（給与所得者異動届出書）（次月10日之前） | 本事务所・合作的社会保险劳务士・公司 |
离职时，申报去处一次多达5个。向入管的申报，即使在本人离职后或回国后，只要是以特定技能在留期间发生的事由，仍须提交。也请告知本人：本人负有在14日以内向入管申报雇用合同终止的义务。
未提交或虚假提交特定技能申报时的罚则，也请事先确认。雇用合同的变更・终止・新缔结申报，以及定期申报中有关所接收特定技能外国人姓名・活动内容等的申报，属于30万日元以下罚金的对象（入管法第71条之4第1号）。特定技能所属机关的其他申报，属于10万日元以下过料（行政罚款）的对象（同法第77条之2第1号）。
建设领域的报酬规定为「月薪制」
建设领域的特定技能，对工资的支付方式也有规定。以下摘录法务省・国土交通省运用要领（建设领域）的要点。
- 同等以上：以与具有同等技能的日本人技能人员同等以上的报酬稳定支付，并随技能熟练程度加薪。
- 月薪制：以「按1个月为单位计算的金额」（基本工资、每月固定支付的津贴、加班费的合计）支付。即使公司内其他职员并非月薪制，对特定技能外国人仍要求月薪制。
- 因天气停工：因本人原因缺勤（年次带薪休假除外）的部分，从基本工资中扣除无妨。但不允许将因公司原因或天气原因中止现场作业按缺勤处理。因可归责于雇主的事由导致停工的，须依据劳动基准法支付平均工资的60%以上。
- 支付方式：以汇入存款账户（或向获得厚生劳动大臣指定的资金移动业者的账户支付）的方式支付，并在重要事项事前说明阶段取得本人同意。
变更接收计划中记载的报酬等时，须向国土交通省提出变更申请或变更申报。如降低基本工资等变更了雇用合同，还需向入管申报。月薪的计算与考勤管理，属于社会保险劳务士的专业领域。附加标准的全貌，请参阅建设领域的特定技能｜CCUS登录与JAC加入的特有要件。
特定技能的定期申报改为每年1次
特定技能所属机关（雇用特定技能外国人的公司）的定期申报，根据令和7年（2025年）4月1日施行的省令修改，由每季度一次改为每年1次。现行申报的名称为「接收・活动・支援实施状况相关申报」。
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 对象期间 | 4月1日〜次年3月31日（哪怕只有1天接收的年度） |
| 提交期间 | 下一年度的4月1日〜5月31日 |
| 示例 | 2025年4月〜2026年3月的部分，于2026年4月1日〜5月31日提交 |
| 提交去处 | 电子申报系统，或管辖总公司所在地的地方出入国在留管理局 |
| 主要内容 | 接收状况、报酬支付状况（每月固定支付的工资、奖金、扣除额，连续雇用2年以上的还包括加薪率）、支援实施状况 |
| 主要附件 | 劳动保险费・社会保险费缴纳相关资料、国税纳税证明书、住民税缴纳相关资料等（满足一定标准的机关可省略） |
出入国在留管理厅的制作要领提醒：未提交定期申报的，或从申报文件中查明未满足标准且未加改善的，原则上将不再允许接收。
这里希望各位留意的是申报所需材料的来源。报酬数字来自工资台账与账簿，保险费缴纳资料来自社会保险手续，纳税资料来自税务手续，支援实施状况来自支援记录。如果各项由不同的人分别负责，往往会在5月手忙脚乱地收集文件。改为每年1次后，也更容易出现没有人记得上次做法的问题。接收企业义务的全貌，已在特定技能接收企业的义务中解说。
可受托制作申报书的仅限行政书士・律师
有的企业认为「把申报也一并交给受托提供支援的登录支援机关就行了」。然而，接收企业提交的定期申报・随时申报文件，可受托制作的仅限于行政书士和律师。这是因为，收取报酬制作向官公署提交的文件属于行政书士的业务，非行政书士者不得收取报酬以此为业（行政书士法第1条之3・第19条第1项）。
出入国在留管理厅的Q&A也提醒，可受托制作申报书的是「具有行政书士或律师身份的人员」，委托其他人员不仅可能抵触行政书士法等，还会被视为未履行适当的申报。非行政书士的一般登录支援机关所能制作的，是支援实施状况等与其自身相关的部分。接收企业的申报书本身，须由公司的董事・职员制作，或委托行政书士・律师。本事务所既是登录支援机关，同时也是行政书士事务所，因此从支援记录到申报书的制作，均可一并承接。
常见的失误
1. 社会保险的加入手续延迟
日本年金机构说明，如事后发现资格取得申报的提交有所延迟，须追溯至事实发生之时缴纳保险费。在建筑业，加入适当的社会保险已成为建筑业许可的要件（自令和2年（2020年）10月起），国土交通省的分包指导指南要求总承包企业：对于无法确认已加入适当保险的作业人员，除非有特殊理由，不允许其进入现场。在接收计划的申请中，常勤职员的人数也是通过社会保险的加入状况来确认的。
2. 代扣的住民税缴纳延迟
在特定技能中，遵守劳动・社会保险・税务相关法令是接收标准。运用要领规定，因公司未缴纳从特定技能外国人处特别征收的住民税而存在欠缴的，不评价为遵守了税务相关法令。特别征收的住民税，是从本人工资中代为保管的钱款。建立遵守每月缴纳期限（次月10日）的机制十分重要。
3. 弄错家属扶养的处理
健康保险的被扶养者，原则上要求在日本国内有住所（日本年金机构）。所得税的扶养扣除要将居住在国外的家属纳入对象，须提供亲属关系文件和汇款关系文件。此外，30岁以上未满70岁的国外家属，仅限于正在留学、属于残障人士、或当年接受了38万日元以上生活费等汇款这三种情形之一（国税厅）。在年末调整之前，提前告知本人准备文件，会更加放心。
4. 离职时的申报遗漏
即便录用时的手续已纳入公司内部流程，离职时因申报去处一下子增多，也容易出现遗漏。建议在接到离职通知的当天，按清单逐一确认入管・国土交通省・职业介绍所・年金事务所・市区町村这5处。
5. 弄错定期申报的时间
有的企业仍按以前每季度的做法记忆，有的则因改为每年1次而忘了它的存在。请在公司内部的日程表中写入「每年4月1日至5月31日」。
委托本事务所的情形
雇用外国人后的手续，申报去处和负责的专业人士都各不相同。即便如此，建筑公司的烦恼，均可由本事务所一站式受理。不限于行政书士的手续，劳务・社会保险与合作的社会保险劳务士、决算・申报与合作的税理士、法律问题与合作的律师联手应对。
正因为是行政书士才能做到的事
| 帮助内容 | 本事务所（行政书士・登录支援机关） | 非行政书士的一般登录支援机关 |
|---|---|---|
| 接收企业提交的定期申报・随时申报文件的制作 | 可以代为制作 | 不能代为制作（仅限与自身相关的部分） |
| 在留期间更新等在留资格申请文件的制作 | 可以 | 不能代为制作 |
| 向国土交通省的接收报告・离职报告、接收计划的变更 | 可以代理 | 不能代理 |
| 按照支援计划提供生活方面的支援 | 可以 | 可以 |
- 代为制作申报文件：每年1次的定期申报，以及雇用合同变更・终止等随时申报，由本事务所代接收企业制作。支援记录也在本事务所，从收集材料到提交一次完成。
- 国土交通省的手续：接收计划的认定申请与接收报告，本事务所实际已代理申请了很多件。也代办从海外来日人员的CCUS技能者登录。
- 记账代理：将工资・保险费・税金的支付记入账簿，备齐申报与纳税申报所需的数字。
- 建筑业许可的更新与变更，本事务所也承办。
- 许可率98%的实绩
代表此前曾作为协同组合（监理团体・登录支援机关）的理事长，站在技能实习生・特定技能外国人的接收及手续・支援的第一线。现任该协同组合的顾问。此外，还曾在千叶公共职业安定所（Hello Work千叶）担任外国人雇用咨询员，多次为首次录用外国人的公司提供咨询。在留资格的申请，由已办理申请取次申报的行政书士，即本事务所代表，代公司或外国人本人向入管递交。
首次咨询60分钟免费。也可在线咨询，也欢迎莅临距JR千叶站南口步行4分钟的本事务所。可使用日语・中文进行咨询。
总结
- 雇用外国人后的手续，分为入管・国土交通省・职业介绍所・年金事务所・劳动局・税务署・市区町村这7个申报去处。
- 特定技能的定期申报，自令和7年（2025年）4月1日起改为每年1次。每年4月1日〜5月31日提交上一年度的部分。
- 定期申报需要报酬支付状况，以及社会保险费・劳动保险费・税金缴纳状况的资料。工资・社会保险・税务的负责方各自分散，收集材料就会费工夫。
- 建设领域的特定技能为月薪制。不允许将因天气或公司原因的停工按缺勤处理。
- 社会保险加入延迟、住民税缴纳延迟、弄错家属扶养、离职时申报遗漏，是常见的失误。
- 可受托制作接收企业申报书的仅限行政书士・律师，不能委托非行政书士的一般登录支援机关。
- 本事务所作为行政书士，负责申报文件的制作与国土交通省手续的代理，也承担记账代理。劳务・社会保险・税务・法律方面的烦恼，本事务所也会与合作的专业人士联手，在本事务所的窗口统一受理。
本文基于2026年10月时点的公开信息。期限与样式可能发生变化，最新信息请在出入国在留管理厅・国土交通省・日本年金机构・厚生劳动省・国税厅・所在市区町村的网站上确认。